Архивная опись
В рамках одного фонда может существовать как одна опись, так и несколько. Всё зависит от объема документов — если документов в фонде немного, то можно обойтись и одной описью, если же материалов много — удобно создать несколько описей. Но как минимум ОДНА опись в фонде должна быть.
По своей сути опись — это справочник, в котором перечислены дела, хранящиеся в фонде. На обложке описи (очень часто это просто папка) размещена информация о фонде (его название), номер самой описи. Иногда встречается отметка о том, в каком виде представлены материалы из данной описи. Например, надпись «микрофотокопия» означает, что дела, упомянутые в этой описи не получится смотреть в бумажном виде, а придется довольствоваться микрофотокопиями, которые можно просмотреть на специальном устройстве, установленном в читальном зале. Если в описи используются сокращения, то в ней как правило публикуется список этих самых сокращений, для того, чтобы не возникола трудностей с пониманием. Кроме того, на обложке описи может быть указан № экземпляра описи — как правило это 1, 2 или 3. Для лучшей сохранности и удобства учета описи хранятся в нескольких экземплярах. Одна, например, в читальном зале — с ней работают читатели, а другая в подразделении, которое выдает документы или ведет их учет.
(Схематическое изображение обложки описи: 1 — область где № фонда, № описи и № экземпляра описи; 2 — название фонда и отметка о микрофильмировании; 3 — часть корешка переплёта;)
Ну а собственно содержание описи составляет список дел фонда, относящихся к этой описи. Так же может быть указано кол-во листов в деле, датировка дела и примечания. Кроме того, в самом начале описи можно встретить описание. Например, Фонд — посвящен какому-либо пердприятию — (это глобальная тема), а Опись № 4 — посвящена документам, созданным отдельным подразделением этого предприятия (например, Отдел кадров). Так вот в Описи № 4 может быть указана история возникновения данного Отдела кадров и особенности его функционирования в рамках данного предприятия. Дополнительным бонусом может быть описание процесса поступления документов в архивный фонд, но такой эксклюзив бывает далеко не всегда.
Т.е. прочитав краткую историческую справку о материалах описи читатель (или как иногда говорят в архивах — «пользователь») поймет почему упомянуты именно такие даты, персоналии и т.д.
В описи так же делается отметка в случае если дела по каким-либо причинам выбывают из фонда (например переносятся в другой архив). По описям так же периодически проверяется комплектация фонда. Сотрудник, вооружившись описью, проверяет все ли дела фонда, указанные в описи, находятся на своём месте. После такой проверки, как правило, в опись ставится штамп или пометка о том, что такая проверка была проведена.
По характеру оформления описи бывают как рукописные так и печатные. Составляемые сейчас описи конечно печатные, но описи в старых архивах бывают и заполненными от руки. В некоторых случаях архивы предоставляют отсканированные копии своих описей, для того, чтобы читатель мог удалённо заказать интересующее дело и прислать соответствующий архивный шифр (без указания листа, разумеется).
Что такое архивный шифр
Документы для поляков. 14 января 1945 — 3 февраля 1945. Аркадий Шайхет/Частное собрание/russianphoto.ru
Многие думают, что для того, чтобы найти своих предков, достаточно прийти в архив, сказать фамилию и год рождения бабушки или дедушки, и сотрудник архива, вбив эти данные, найдет ваших предков до седьмого колена. Увы, но какого-то родословного Google просто не существует. И не так много архивов оцифровывают свои документы. Так что нужно быть готовым – чтобы найти информацию о предках, живших более ста лет назад, придется просмотреть немалое количество документов в архивах.
Оценка рисков и перспективгенеалогического исследования
Первый шаг любого исследования, который поможет сохранить вам время и деньги
Но как понять, в каком именно архиве? Если вы хотите найти хотя бы минимальные сведения, то есть записи о рождении, бракосочетании или смерти, то начать стоит с регионального архива, ближайшего к тому населенному пункту, где жили предки.
Самыми известными государственными архивами России являются:
- РГИА – Российский государственный исторический архив. Содержит более 6,5 миллионов единиц хранения.
- ГАРФ – Государственный архив Российской Федерации. Содержит около 6,4 миллионов дел.
- РГАЭ – Российский государственный архив экономики. Более 5 миллионов единиц хранения.
- РГАСПИ – Российский государственный архив социально-политической истории. 2147 тыс. единиц хранения.
- ЦА ФСБ РФ – Центральный архив ФСБ России. Более 700 тыс. единиц хранения.
- РГАДА – Российский государственный архив древних актов. Содержит русские манускрипты, документы и печатные книги XVI – начала XIX веков.
Конечно, существуют еще архивы по месту работы, военно-исторические, архивы МВД и многие другие, но давайте сперва разберемся – как понять, что именно спрашивать в архиве, какое кодовое слово называть?
На самом деле, если вы хотите действительно что-то найти, а не только полистать старые книги, то вам надо запомнить три самых важных слова: опись, дело, лист.
Именно опись, дело и лист и являются архивным шифром.
По сути, это система навигации в архиве, по которой работник сможет понять, какой именно документ вам нужен. В архиве нельзя попросить документ по его названию, как в библиотеке. Здесь нужно знать архивный шифр, именно поэтому имеет смысл заранее готовится к поездке в архив, чтобы не потратить время зря. Архивный шифр может выглядеть следующим образом:
ГАРФ Ф.1. Оп.2. Д.3. Л.4, что означает Государственный архив Российской Федерации. Фонд 1. Опись 2. Дело 3. Лист 4.
Кажется, понятнее не стало? Теперь давайте разбираться. Архив – это огромное учреждение, где хранятся сотни тысяч разных документов. Помимо того, что их необходимо бережно хранить, работникам архива нужно также уметь быстро в них ориентироваться, именно поэтому каждому документу присвоены такие номера. На самом деле это очень удобный способ объединить документы с одной тематикой в одном фонде. Поэтому фонд может состоять как из пары документов, так и из сотен.
Как искать информацию о предках в архивах?
Как понять, в какой архив обращаться?
Опись – это перечень дел фонда, по порядку, с номером дела и заголовком. Так как фонд может регулярно пополняться новыми документами, под каждое такое поступление открывают новую опись, дела в которой также нумеруют по порядку. Так и формируется архивный шифр: название архивного учреждения, номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов нужного документа.
На самом деле не так важно вдаваться в подробности, как именно формируется фонд. Важнее всего знать, что вообще существует понятие архивного шифра, и при запросе в архив называть именно его
Тогда ваш поиск обречен на успех.
Но как же узнать, какой именно шифр нужен? Для этого придуманы путеводители, в которых собраны название всех фондов, описей и дел. Чаще всего они есть на сайте архивов и можно воспользоваться поиском сразу по всем названиям документов, чтобы выписать себе архивный шифр нужных вам документов.
В некоторых архивах путеводители оставляют желать лучшего или же вовсе отсутствуют, тогда имеет смысл написать на электронную почту архива и уточнить, какие имеются документы по искомому населенному пункту и за какой период. Подобный запрос может выглядеть примерно так:
В конце обязательно укажите свои ФИО, телефон и почтовый адрес с индексом. Без этой информации большинство архивов даже не возьмут ваш запрос в работу. Дальше остается только ожидать ответа в течение 30 дней
3.1. Формирование дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.
Документы по личному составу формируются в дела по видам документов.
Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально не связано с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.
Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов после окончания учебного заведения, аспирантуры; судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного, пенсионных дел – после прекращения выплаты пенсии.
Личные дела уволенных работников и лиц, окончивших учебное заведение, при подготовке к архивному хранению целесообразнее объединять в наряды личных дел, не превышающих 250 листов. Возможно индивидуальное личное дело формировать в обособленную единицу хранения, как правило, это личные дела постоянного срока хранения.
При формировании личных дел необходимо учитывать различные сроки их хранения. Дела постоянного и долговременного сроков хранения формируются раздельно, включаются в разные описи
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.
Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления. Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек. При систематизации дел по буквам алфавита необходимо проводить уточнение до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело.
Дело
Дело — это как раз та самая папочка с документами, которую мы представляем когда упоминаем понятие «искать в архиве». Это та самая ёмкость, где лежат нужные нам страницы документов. Если Фонд — это тематическое объединение — фонд мы не можем буквально потрограть (если мы конечно не в хранилище, а в читальном зале), опись — это справочник — помошник в навигации, а дело это уже сами листы документа.
Понятно, что архивное дело требует аккуратного обращения. В самом начале дела, как правило, присутствует «Лист использования документа», в котором фиксируются читатели, смотревшие это дело. Кроме того, там прописана та часть архивного шифра, которая идет до указания листа. Т.е. Архив — Фонд — Опись — Дело. Посмотрев на него, Вы можете удостовериться что правильно заказали дело и теперь остается только ознакомится с ним целиком или же найти лист, указанный в архивном шифре, в случае если Вы хотите ознакомится с конкретным документом, «путь» к которому Вам известен.
Листы самого дела пронумерованы, как правило, номер листа поставлен на самой странице в верхнем правом углу. Хотя бывает, что номер листа указан на оборотной стороне — это частая ситуация для фотографий, чертежей и других графических документов. Следует помнить, что в архиве могут храниться не только бумаги с текстом, но и другие виды документов.
Однако может получится так, что Вы работаете с обычным печатным или рукописным бумажным документом и при этом интересующий Вас текст, на который Вы хотите сослаться, находится на оборотной стороне листа. Оборотная сторона отдельного номера не имеет, поэтому если Вас интересует оборотная сторона листа № 8, то в архивном шифре Вам нужно будет указать — «Л.8 об.». В подавляющем большинстве случает номер листа обозначается арабскими цифрами, но бывают и так называемые литерные листы — например «Л.8а».
Заканчивается дело т.н. Листом заверителем, в котором указываются сведения о физическом состоянии дела и особенностях его формирования. Если вдруг Вы видите, что в деле пропущен номер листа, — Вы можете посмотреть в лист-заверитель и увидеть информацию об этом пропуске.
Вот собственно и все составные части архивного шифра документов, используемых историками и сотрудниками архивов.
Архивный шифр тесно связан с понятием «исторический источник». Подробнее об исторических источниках Вы можете прочесть тут
- Главная ›
- Документы ›
- Методология истории ›
- Архивный шифр документа
3.3. Оформление дел
Оформление дел, подлежащих постоянному и долговременному хранению, заключается в переплете дел, вынесении на обложку дел его информационных характеристик, нумерацию листов в деле, составление листа- заверителя дела и, в случае необходимости, внутренней описи документов дела.
В делах по личному составу, основой систематизации которых является алфавитный порядок, составление внутренней описи документов рекомендуется, но в случае нарушения алфавитного порядка систематизации документов составление внутренней описи обязательно.
Пример оформления обложки дела, листа-заверителя и форма внутренней описи дела приведены в приложениях №№ 2, 3, 4.
Архивный фонд
Опытные историки и сотрудники архивов знают, что номер фонда это не только сухая комбинация букв и цифр. Т.е. для указания пути до нужного нам документа этой комбинации достаточно, но в то же время у фонда есть другое свойство, которое может помочь историку в поиске необходимых документов. Суть в том, что часто документы объединяются в фонды по какому-либо признаку. Т.е. фонд это, как правило, не просто условный ящик или шкаф с разнородными документами.
Обычно, фонд содержит документы, отобранные по определённому критерию. Например, документы, связанные с жизнью какого-либо человека, могут составить отдельный фонд. При этом совершенно необязательно, чтобы этот человек был широко известен, главное, что в результате его жизни образовались какие-либо документы, представляющие историческую ценность.
При этом сами документы из такого фонда могут быть не только официальными (рапорты, записки и т.д.), но и вполне себе личными, — дневники, воспоминания и др. Однако, для того, чтобы удобнее было ориентироваться в фонде существует следующий пункт в «пути» до заветного документа — опись. Т.е. например мы знаем, что условный фонд Р-1 посвящен определенному флотоводцу, но далее уже внутри этого фонда мы хотим найти документы, связанные с его военной службой или же нас интересует его личная переписка с семьей. В этом случае нам и поможет «Опись».