Бланки документов: виды, характеристика. состав реквизитов документа

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством.

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

О подходе к модернизации программной системы поддержки управленческих решений

Рассмотрен реализованный подход по модернизации программной системы поддержки управленческих решений при организации учебного процесса в вузах. Данная система и ее дополнительные компоненты разработаны на кафедре вычислительной техники Инженерно-технологической академии Южного федерального университета (ЮФУ). Разработанная ранее система позволяет автоматизировать процесс генерации индивидуальной учебной нагрузки, представленной в XML-формате, которая может быть далее преобразована в файл Excel-формата на основе списка профессорско-преподавательского состава, таблицы учебной нагрузки кафедры и индивидуальной нагрузки преподавателей. Модернизация системы была выполнена за счет добавления модуля «Материалы к расписанию», который позволяет не только автоматизировать генерацию бланка индивидуальной учебной нагрузки, но и таблиц, содержащих документы для составления расписания занятий со студентами учебным управлением. В статье рассматривается алгоритм формирования материалов к расписанию…

Состояние нормативно-правовой базы при аттестации тренерского состава организации, осуществляющей подготовку спортивного резерва

Значение аттестации тренерского состава в системе управления в области физической культуры и спорта трудно переоценить. Проведение объективного контроля профессиональных знаний и умений тренерского состава организации, осуществляющей спортивную подготовку, согласно установленным законодательством требованиям, является важным условием реализации государственного задания. Именно наличие у специалиста комплекса знаний по применению новых и актуальных организационно-методических приемов, технологий и средств подготовки,с учетом особенностей конкретного контингента, лежит в основе выполнения поставленных в долгосрочной перспективе задач спортивной подготовки. Кроме того, в настоящее время происходит регулярное обновление и дополнение нормативно-правовой базы в области спортивной подготовки, методического и программного материала, особенно это касается знаний о структуре и требованиях федерального стандарта спортивной подготовки по виду спорта и профессионального стандарта. Учет данных ас…

Виды бланков

Бумажные и электронные 

Эти два вида бланков – стандартные и применяемые в каждой организации. Одинаково удобные, они применяются в зависимости от целей использования. Оба бланка должны быть одинаково оформлены и содержать одинаковую информацию, единственное отличие между ними — в том, что электронный документ гораздо «пластичнее», и его можно быстро отправить получателю для информирования по электронной почте, это удобнее, чем совершать отправку по физической почте. 

Также, оба этих бланка разрабатываются и оформляются в соответствии с утвержденным руководителем организации макетом. Еще один критерий оформления бумажного бланка – цвет бумаги, она должна быть белой (или светлых тонов). Если же говорить об электронном бланке, его необходимо ограничить для редактирования сторонними лицами, это обеспечивается приложениями и сервисами для разработки подобных документов.

Угловые и продольные

Угловые бланки – те бланки, в которых реквизиты указываются с одной стороны, как бы в углу. Продольные бланки – те, реквизиты в которых расположены горизонтально по ширине всего листа. Смотрите примеры:

Еще термины по предмету «Документоведение и архивоведение»

Архивоведение

комплексная научная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и организационные вопросы архивного дела и его историю.

Справочно-информационный фонд

совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

• Бланк документа

• Формат бланка документа

• Бланков документов исследование

• Вид документа

• Вид конкретно-процессный

• Бланк

• Вид письменного документа

• Конкретность

• Бланк карты

• Вексельный бланк

• Бланк чековый

• Бланк-ваучер

• Бланко-вексель

• Бланк письма

• Гербовый бланк

• Общий бланк

• Штамп бланка

• Акцептовать в бланк

• Конкретные цели

• Конкретная продукция

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД, которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.

См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.

Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.

ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

Реквизиты и их значение

Рассмотрим значение указываемых на бланках реквизитов:

• 01 реквизит – герб
• 02 реквизит – индивидуальный знак или символ организации, чаще всего используется логотип
• 03 реквизит – товарный знак фирмы
• 05 реквизит – полное название бумаги и ее адресант
• 06 реквизит – название отдела, который составляет документ
• 07 реквизит – должность ответственного за составление документа сотрудника
• 08 реквизит – идентификационные данные компании
• 09 реквизит – название документа
• 10 реквизит – дата составления документа
• 11 реквизит – номер документа, по которому он зарегистрирован в документообороте
• 13 реквизит – местоположение предприятия, на котором документ разрабатывался 
• 15 реквизит – ответственное лицо, которому документ направляется 
• 16 реквизит – подпись и печать, подтверждающие действительность составленной бумаги 
• 17 реквизит – введение, тема к «телу» документа, в котором излагается суть обращения

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

08 – «Справочные данные об организации»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;

15 – «Адресат»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

Типы бланков

Бланки принято разделять на три типа:

1. Первый — это общий бланк.
2. Второй — это бланк письма.
3. Третий — это бланк определенного вида документов.

В каждой фирме назначенный руководитель одобряет и фиксирует типы бланков, в соответствии с каждым действием или необходимой информацией. Также все типы бланков руководитель обязан внести в перечень локально-нормативных актов. 

Ниже мы подробнее расскажем о каждом из перечисленных типов бланков и о том, какие реквизиты необходимо на нем расположить:

• На общем бланке необходимо указывать реквизиты: 01, 02\03 по выбору, 05-07, 13.
• На бланке письма необходимо указывать следующие реквизиты: 01, 02\03 по выбору, 05 и 08. В зависимости от специальных бланков письма, на них необходимо еще указывать реквизиты 06 и 07. 
• Последний бланк – бланк определенного вида документов. На таком бланке должны присутствовать реквизиты: 01, 02\03 по выбору, 05, 09 и 13. Также, в зависимости от особенностей каждого документа, может потребоваться указание реквизитов 10 и 11, 16 и 17, а также 06 и 07. 

Нужно ли составлять новые бланки в соответствии с ГОСТ или нет

Важно отметить, что хоть новый ГОСТ и вступил в действие, но руководители организаций не обязаны изменять утвержденные бланки, если в этом нет необходимости. Но, в том случае, если руководитель компании решил создавать новые бланки, нужно следовать определенному перечню действий: 

1. Первое лицо компании должно передать поручение ответственным за делопроизводство лицам на создание новых макетов для бланков. 
2. Сотрудники подразделения делопроизводства должны организовать процесс создания и утверждения макетов для новых бланков. В некоторых случаях организации могут просто обратиться на «аутсорс». Таким образом сотрудники делопроизводства не отвлекаются от своих прямых обязанностей и не тратят силы на редактуру или разработку бланков. 
3. Третий шаг заключается в утверждении бланков. Сделать это может лишь руководитель организации, и только по приказу, который будет храниться в документообороте компании. 
4. Последний шаг – отпечатать готовые и утвержденные бланки в типографии. Также, зачастую, типография или издательский отдел даже маленького размера, но организован в компании, чтобы иметь возможность самостоятельно производить печать документов, в том числе, и со специальными символами и отличительными знаками.

Если сотрудники и руководитель организации будут добросовестно выполнять перечисленные шаги, для компании разработка новых бланков пройдет достаточно безболезненно и эффективно, а также при минимальных затратах ресурсов.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений. Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе

Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268)

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).