Номенклатура дел на 2023 год с новыми сроками хранения. образец и бланк

Специфика некоторых типов организаций

Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.

Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален – это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры – это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Формы номенклатуры

В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.

Номенклатура принадлежит к категории плановой документации. В ней можно найти заголовки дел, предполагаемые для планирования, учета в разных направлениях активности, хозяйственной деятельности предприятия. Из номенклатуры видны функции, возложенные на компанию. Документ составляется на следующий год, поэтому в него необходимо закладывать не только имеющиеся возможности и нужды документооборота, но и планируемые в ближайшем будущем. Желательно, чтобы при составлении номенклатуры удалось довольно точно спрогнозировать нужды системы документооборота на предприятии на ближайшую пятилетку, хотя такое в нынешних сложных экономических условиях, вынуждающих предприятия подстраиваться, не всегда осуществимо.

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Номенклатура товара: применение в бизнесе

Номенклатура товара – это перечень наименований и кодов для всех товаров, которые продаются в компании. Это очень важный элемент бизнеса и может оказать большое влияние на его производительность и эффективность.

Одно из основных применений номенклатуры товара – это упрощение управления складским инвентарем. Каждый товар должен иметь свой уникальный код, который имеет четкие инструкции для осуществления закупок и отслеживания продаж.

Номенклатура товара также помогает сократить время, затрачиваемое на обработку заказов. Когда каждый товар имеет свой код, обработка заказов становится более быстрой и эффективной, что позволяет сотрудникам быстро находить товары на складе и отправлять их клиентам.

Кроме того, с помощью номенклатуры товара можно оптимизировать продажи. Код товара дает возможность легче и точнее отслеживать спрос на конкретный товар и анализировать, какие товары продаются лучше, а какие хуже.

В конечном итоге использование номенклатуры товара может существенно улучшить процессы управления бизнесом, сделать их более эффективными и уменьшить затраты на управление складским инвентарем и обработку заказов

Это важно как для малого, так и для крупного бизнеса

Образец составления номенклатуры дел

Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,
- дата составления документа,
- предстоящий год, на который он пишется,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

индекс или номер дела,
заголовок или название,
количество содержащихся в нем частей или томов,
срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Как использовать номенклатуру товара для управления запасами?

Номенклатура товара — это классификация всех товарных позиций, которые представлены в вашем магазине или складе. Она является важным инструментом для управления запасами, который позволяет оптимизировать процесс закупки и уменьшить издержки на хранение товаров.

Когда у вас есть полная и точная номенклатура товаров, вы можете производить анализ продаж и использовать эти данные для принятия решений о закупках. Например, вы можете определить какие товары продаются быстрее и чаще, и закупаться именно этими товарами.

Кроме того, номенклатура товаров позволяет производить инвентаризацию на складе с высокой точностью. Вы можете производить анализ остатков, чтобы точно знать, сколько товаров у вас есть в наличии, и избегать ненужных закупок.

Совет: Составьте номенклатуру товаров по категориям и периодически обновляйте ее, чтобы все товары были актуальны. Также включайте в номенклатуру различные характеристики товаров, такие как цвет, размер и материал, чтобы было легче контролировать остатки.

Номенклатура товаров — это важный инструмент для эффективного управления запасами. Она позволяет контролировать остатки, анализировать продажи и принимать интеллектуальные решения о закупках. Используйте ее в своем бизнесе для улучшения процессов управления запасами и оптимизации расходов на складе.

Определение номенклатуры продукции

Номенклатура продукции – это полный перечень всех продуктов и услуг, которые производит или предоставляет компания, организация или предприятие. В номенклатуре продукции должны быть указаны названия и параметры каждой единицы продукции и/или услуги, а также все характеристики, свойства, размеры и цены.

Перечень товаров и услуг может быть представлен в форме таблиц, блок-схем, перечень отдельных документов или баз данных. Номенклатура продукции является ключевым инструментом при планировании производства, учете продаж и затрат, анализе спроса и принятии стратегических решений.

Определение номенклатуры продукции может включать в себя несколько уровней, начиная от общего описания категорий товаров и услуг и заканчивая детальным перечнем каждой конкретной единицы продукции.

Первый уровень может включать в себя общие категории товаров и услуг, такие как продукты питания, одежда или электроника.
Второй уровень – более конкретные группы продуктов, например, мясные изделия, женская одежда или мобильные телефоны.
Третий уровень – непосредственно продукты или услуги с указанием их наименований, характеристик, цен и параметров.

Успешное создание и использование номенклатуры продукции позволяет компаниям улучшать качество своих товаров и услуг, оптимизировать расходы и повышать эффективность деятельности в целом.

Основные цели введения номенклатуры

Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.

Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

государственные и муниципальные;
негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Зачем нужна номенклатура товара в бизнесе?

Номенклатура товара — это перечень товаров и услуг, которые предлагает компания и которые могут быть проданы потенциальным покупателям. Она является важным инструментом в бизнесе, так как позволяет:

Оптимизировать процесс управления товарным ассортиментом. Номенклатура товара позволяет структурировать информацию о товарах и услугах. Она помогает определить, какие товары и услуги следует продавать, а какие оставить за бортом. В результате можно избежать излишних затрат на хранение, перевозку и продвижение товара.
Упростить процесс учета товаров и услуг. Номенклатура товара позволяет легко и быстро описать каждый товар или услугу, указать его стоимость и другие характеристики. Таким образом, управление товарным ассортиментом становится более прозрачным, а учет товаров и услуг — более точным и эффективным.
Повысить уровень продаж. Номенклатура товара позволяет увеличить количество посетителей, которые будут заинтересованы в продуктах компании. Благодаря структурированной информации можно легко найти нужный товар или услугу, сравнить их характеристики и сделать правильный выбор.
Улучшить качество обслуживания. Номенклатура товара помогает сотрудникам компании быстро и точно ориентироваться в ассортименте. Это позволяет обеспечить профессиональное и качественное обслуживание клиентов, удовлетворение их потребностей и повышение уровня лояльности.

В целом, номенклатура товара является важным элементом успешного бизнеса. Она позволяет оптимизировать процессы, повысить эффективность работы и увеличить прибыль компании.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

временному до 10 лет;
временному от 10 лет;
постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2023 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
второй применяют в работе;
третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Реальность и план

В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.

Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение – не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Что такое номенклатура товара?

Номенклатура товара – это список всех товаров, услуг и работ, которые предлагает компания. Такой список может быть одинаковым для всей организации или различным для каждого склада или подразделения.

Номенклатура товара является неотъемлемой частью бизнеса. Это инструмент, который помогает упорядочить предложение товаров и услуг и координировать их поставку и хранение внутри организации. Следование четкой номенклатуре дает возможность ускорить процесс отгрузки, избежать ошибок в работе с товаром и учете связанных с ними затрат.

В номенклатуре товара указываются не только наименования товаров, но и их характеристики и параметры. Это позволяет точно описать товар для покупателя, а также облегчает поиск и сравнение товаров внутри компании.

Номенклатура товара также играет важную роль в управлении потребностями предприятия в сырье и материалах для производства продукции. Контроль над номенклатурой товара облегчает планирование закупок и используется в качестве источника информации для выставления цен на товары и услуги.

Корректная и четкая номенклатура товара помогает предотвратить ошибки и ускоряет процесс учета и отгрузки товаров, облегчает взаимодействие с партнерами и позволяет более точно планировать бизнес-планы и принимать решения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Это важно!

Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры – это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.

Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.

Назначение справочника

Оформление многих хозяйственных операций происходит с использованием номенклатуры. По следующим счетам учета в разрезе номенклатуры ведется аналитический учет:

07;
10;
21;
41;
и т. д.

Полный список таких счетов можно посмотреть здесь: PDF

Типовые бухгалтерские отчеты позволяют просматривать аналитику указанных счетов в разрезе номенклатуры.

Настройка учета в разрезе номенклатуры

На счетах учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по умолчанию установлено субконто Номенклатура, дающее возможность вести аналитический учет по каждому объекту ТМЦ: раздел Главное — Настройки — План счетов.

Удалить аналитику в разрезе номенклатуры из счетов учета ТМЦ вручную невозможно.

Дополнительные виды аналитического учета номенклатуры настраиваются пользователем в соответствии с особенностями деятельности предприятия.

Дополнительная аналитика по учету ТМЦ

Дополнительный аналитический учет ТМЦ в 1С можно организовать по:

документам поступления (партиям);
местам хранения (складам).

Настройка указывается в : раздел Администрирование — Настройки программы — Параметры учета — Настройка плана счетов — Учет запасов.

Настройка учета запасов подробно рассмотрена в статье Настройка Плана счетов.

Дополнительная аналитика по учету товаров в рознице

Дополнительный аналитический учет товаров в рознице в 1С можно организовать по:

наименованиям реализуемых товаров;
ставкам НДС при реализации.

Настройка указывается в в разделе Администрирование — Настройки программы — Параметры учета — Настройка плана счетов — Учет товаров в рознице:

Номенклатура дел организации