ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документы, используемые на различных уровнях управления народным хозяйством, должны создаваться на унифицированных формах.
1.2. Унифицированные формы документов на бумажном носителе необходимо проектировать на основе формуляра-образца с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.
Формирование документов на магнитном носителе — по ГОСТ 6.10.3.
1.3. Формуляр-образец строится для множества документов, объединенных их функциональным назначением и уровнем использования: общесоюзные, отраслевые (ведомственные), республиканские документы.
1.4. Функциональное назначение унифицированных форм документов должно соответствовать классу Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД)*.
1.5. Формуляр-образец для межотраслевых (межведомственных) форм документов общесоюзного назначения утверждается министерством (ведомством) — разработчиком унифицированной системы документации (УСД) соответствующего функционального назначения.
Для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов формуляр-образец утверждается министерством (ведомством) по согласованию с министерством (ведомством) — разработчиком УСД соответствующего функционального назначения.
Необходимость разработки формуляра-образца определяется министерством (ведомством) СССР и союзной республики.
1.6. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества, после унификации этих реквизитов и определения необходимых для их размещения площадей.
Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.
* На территории Российской Федерации действует ОК 011-93.
Издание официальное
Перепечатка воспрещена
1.7. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.
Описание может содержаться на стандартных листах бумаги или записано на машинном носителе.
ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Унифицированные формы документов разрабатываются при
необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не
допускается дублировать показатели в различных формах документов.
3.2. Реквизиты форм документа размещают на основе
формуляра-образца, построенного в соответствии с разд. 2 с учетом рационального
использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых
изготовляются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть
пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
3.3. Содержательную часть формы документа
следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5* . Допускается оформлять содержательную часть
документа в виде текста.
__________________
* На территории Российской Федерации действует ГОСТ
Р 1.5-92 .
3.4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов
должны соответствовать наименованиям, принятым в общесоюзных классификаторах
технико-экономической информации (ОК ТЭИ).
3.5. В наименованиях граф, в которых предусматривается
простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых
классификаторов или принятую для них идентификацию.
В унифицированных формах документов общесоюзного назначения
должны применяться коды ОК ТЭИ. В наименованиях граф, в которых
предусматривается простановка кодов ОК ТЭИ, рекомендуется указывать кодовое
обозначение по Общесоюзному классификатору общесоюзных классификаторов
(ОКОК)**.
___________________
* На территории Российской Федерации действует ОК
026 -95.
3.6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило,
предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты,
подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены
для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в
строке.
3.7. При использовании метода контрольного суммирования
рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты
информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и/или ее
графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке
данных.
3.8. Требования к текстам документов и порядок их изложения
— по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.
3.9. Сокращения слов в формах документов должны
соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям,
принятым в ОК ТЭИ.
9.Требования к построению формуляра-образца деловых документов.
Требования изложены в ГОСТе 6.10.5-87,
согласно ему формуляр устанавливает
требования к построению унифицированных
форм:
Формат бумаги для унифицированных
форм документов. Применяют бумагу
формата А3(297*420), А4(210*297), А5(148*210), А6(105*148),
А1-ватман.
Служебные поля. Для унифицированных
форм документов формуляр-образец
устанавливает размеры служебных полей,
поле верхнее левое не менее 20 мм, поле
нижнее правое не менее 10 мм
Расположение частей из зон. Зоны
формуляра-образца устанавливают
унифицированную структуру документа
и размещается в пределах основных частей
формуляра абзаца: заголовочная,
содержательная и оформляющая.
Расположение реквизитов.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ
1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Главным научно-исследовательским центром ведения общесоюзных классификаторов Государственного комитета СССР по стандартам (ГНИЦВОК Госстандарта)
РАЗРАБОТЧИКИ
О.А. Чертшцев; Н.Н. Федоров, канд. техн. наук; В.А. Архипов (руководитель темы); С.А. Алексеева (руководитель темы); Л.М. Азаренкова; В.М. Устинов, д-р ист. наук, проф.; В.И. Кокорев, канд. техн. наук; Н.М. Богинская, канд. техн. наук; А.И. Чугунов, д-р ист. наук, проф.; А.В. Пшенко, канд. ист. наук; А.Н. Сокова, канд. ист. наук
2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 30.03.87 № 1056
Деятельность учреждения, организации,
предприятия отражается совокупностью
документов определенным образом
взаимосвязанных и взаимодействующих.
Система документации – совокупность
взаимосвязанных документов, применяемых
в определенной деятельности.
В литературе и практической деятельности,
прежде всего, выделяют функциональные
и отраслевые системы документации.
Функциональные системы документации
– это организационно-распорядительная,
плановая, отчетно-статистическая,
финансирование материально-технического
снабжения и т.д.
В развитие электронно-вычислительной
техники и внедрения автоматизированных
систем управления потребовалось
приведение документов к единообразию
как по форме, так и по последовательности
расположения в них информации. С конца
60-х годов у нас в стране широко развернулась
деятельность по разработке унифицированных
систем документации, т.е. систем
документации, созданных по единым
требованиям и правилам. Создание
унифицированных систем документации
– это одно из важнейших направлений
автоматизации управленческих процессов.
Унифицированные системы деятельности(УСД)
– это система документации, созданная
по единым правилам и требованиям,
содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере
деятельности.
Определение, назначен6ие и состав системы
документации устанавливаются ГОСТами.
С 1 июля 1998 года а РФ был введен в действие
ГОСТ Р 6.30-97, который внес существенные
изменения в оформление управленческой
документации в связи с компьютеризацией
делопроизводства.
В 2003 году этот ГОСТ был незначительно
изменен и получил название ГОСТ Р
6.30-2003.