Контроль как функция управления

Задачи и функции

Управленец обязан обеспечить бесперебойную обратную связь, чтобы сотрудники могли беспрепятственно контактировать между собой и с высшим руководством. Ведь функция контроля в рамках цикла менеджмента выполняет задачи, связанные с повышением продуктивности труда и качества результатов деятельности фирмы, чего достичь без должного уровня коммуникаций невозможно.

При помощи надзора выполняют следующие задачи:

● обеспечение работы компании согласно ранее разработанной стратегии; ● поддержка финансово-экономической, хозяйственной, производственной деятельностей предприятия; ● налаживание качественного документооборота; ● утверждение системы по безошибочной регистрации операций; ● соблюдение сотрудниками фирмы и ее руководством должностных инструкций.

Контроль выполняет оперативную, коммуникативную, информативную и защитную функции.

Оперативное регулирование помогает своевременно выявить недостатки и воздействовать на них. От того, насколько эффективно работники предприятия взаимодействуют между собой, зависит продуктивность достижения целей. Качественное управление не может существовать в отрыве от контроля. Сам надзор осуществляют таким образом, чтобы он не создавал общественного дискомфорта. Этим объясняется коммуникативная функция.

В процессе руководства менеджер получает информацию, на основании которой в дальнейшем принимает управленческие решения. Все регистры, отчеты, активы предприятия подлежат защите. Так менеджмент как наука описывает информативную и защитную функции надзора.

К функциям контроля менеджмента относится также превентивная, направленная на устранение обнаруженных слабостей в системе управления, на усиление надзорных операций, уязвимость которых становится причиной невыполнения работ.

Роль функции контроля в управлении

Замечание 2

Как функция управления контроль предполагает наличие тесной взаимосвязи с планированием, организацией и мотивацией рабочих процессов.

Связь контроля и планирования проявляется в следующем: цели и конечные показатели формулируются в планах. Как правило, периодичность планирования и контроля должна совпадать, а непосредственно контроль делится на следующие типы:

• стратегический;
• тактический;
• оперативный.

Взаимосвязь контроля и функции организации способствует решению проблем централизации и децентрализации, помогает в установлении субъекта и объекта контроля. Отметим, что объект и субъект контроля должны быть четко прописаны в разных положениях и инструкциях.

Результаты контроля – неотъемлемое условие мотивации персонала. Следовательно, эффективность мотивации персонала определяется эффективностью контроля.

Почему возникает необходимость контроля над предприятием

Понятие контроля включает в себя мониторинг и оценку внутренних и внешних факторов, которые могут повлиять на предприятие. Оценка деятельности организации выполняет функцию предотвращения ошибок и проблем, соблюдения сроков и определения рисков.

Необходимость в проверке деятельности обуславливается следующими моментами:

1. Своевременное реагирование на изменения внутренней и внешней среды организации. Мониторинг позволяет вовремя отреагировать на факторы, которые влияют на управление предприятием.
2. Поддержание успеха фирмы. Успех фирмы зависит множества моментов: отношения в коллективе и с партнерами, динамика доходов и расходов и т.п.

Этапы осуществления процесса контроля

Процесс состоит из 4-х этапов:

1. Установление целей контроля. На данном этапе осуществляется выработка требований, стандартов и критериев.
2. Проведение наблюдений и измерений фактических результатов работы. Этап проводится на основе личных наблюдений менеджера и отчетности. Вследствие субъективизма и высоких затрат личных наблюдений, на смену пришли статистические отчеты. В них представлены наглядные данные, которые позволяют эффективнее оценивать и контролировать процесс работы.
3. Сравнение фактических результатов работы с запланированными. Проводится оценка полученных результатов: определяется степень соответствия текущих достижений с планируемым результатом. Руководство устанавливает масштаб допустимых отклонений — показатель, который отражает критичность отклонений. От него зависит допустимая степень несоответствия текущих результатов намеченным.
4. Мероприятия по исправлению отклонений от плановых стандартов. На данном этапе осуществляется регулировка деятельности, постановка новых задач для достижения цели. Менеджер может ничего не предпринимать, если отклонения от запланированного результата несущественные, или устранить несоответствия при их выходе из зоны допустимых отклонений. Также менеджер имеет право пересмотреть стандарт, в соответствии с которым ожидаются результаты. Причинами этого могут быть изменения во внешней среде, на которые организация не может влиять.

Принципы регулирования в менеджменте

Контроль в менеджменте является функцией, которая завершает систему управления. Она должна быть всеобъемлющей, непрерывной, иметь регулярный характер и ориентироваться на конечный результат деятельности компании.

Контроль базируется на следующих принципах:

● гибкость ― надзор не мешает выполнению задач; ● адаптивность ― умение приспосабливаться к изменениям окружающей среды; ● доходчивость ― все мероприятия, проводимые в рамках управления, понимает каждый сотрудник компании; ● своевременность ― регулярное проведение контрольных операций во избежание допущения ошибок; ● экономичность ― затраты на осуществление контроля небольшие; ● действенность ― надзор помогает достигать поставленные цели.

Регулирование усиливают в случае возникновения побудительных мотивов: изменчивость окружающей среды, риск кризиса, снижение конкурентоспособности. Независимо от уровня надзора он отталкивается от основных принципов и направлен непосредственно на поддержание успеха фирмы.

Функции контроля в системе управления

Среди основных функций контроля в управлении организацией можно выделить следующие:

диагностическая функция, помогающая изучению реального положения дел внутри организации;
стимулирующая функция, предполагающая вознаграждение или наказание работников по результатам контроля, что стимулирует более эффективное и качественное выполнение должностных обязанностей;
коммуникативная функция, помогающая установление и поддержке обратной связи;
ориентирующая функция, позволяющая помогает выявить, на что следует обращать особенное внимание;
корректирующая функция, способствующая исправлению ошибок и улучшению дальнейшей работы с учетом полученных данных.

Задачи контроля

Если говорить о сфере управления, то организация не может существовать полноценно без наличия соответствующего контроля. В управлении сущность функции контроля заключается в выполнении задач:

1. Контроль позволяет обнаруживать факторы, оказывающие негативное воздействие на деятельность организации, а также своевременно подготовиться к ним и отреагировать на них.
2. Посредством контроля выявляются промахи и ошибки в деятельности организации, оперативно принимаются меры для устранения их.
3. По итогам контроля дается оценка деятельности организации, работе персонала и эффективности управляющей системы.
4. Результаты контроля позволяют скорректировать положение дел в организации и создать условия для развития мотивации.
5. Как функция управления контроль не является деятельностью одного или нескольких человек. Его должны соблюдать все сотрудники, так как самоконтроль считается лучшим средством для стимулирования деятельности и достижения её положительного результата.

Значение контроля для деятельности компании

Контроль позволяет констатировать и анализировать результаты деятельности, оценивать их и делать на основе оценок соответствующие выводы. Данные выводы, в свою очередь, помогают организации корректировать стратегию своей деятельности с учетом проблем и изменений.

Контроль также дает возможность создать систему справедливой оценки персонала, который занят в достижении организационных целей, связанную с результатами деятельности сотрудников. Такая система оценки представляется сотрудникам наиболее честной и повышает уровень их мотивации. С помощью контроля становится возможным оценить со всех сторон компетентность менеджмента, принимающего управленческие решения.

Контроль позволяет оценить эффективность реализации мер и планов, составленных на основе принятых управленческих решений. С помощью контроля в организации формируется система обратной связи, которая помогает в выполнении функций оценки, поощрения и информирования как сотрудников, так и управленческого персонала.

Основные виды

Контроль как основная функция менеджмента может быть предварительным, текущим, заключительным. Менеджер применяет конкретный тип регулирования в зависимости от этапа управления.

Перед запуском производства или отдельного цикла проводят предварительную ревизию. Сам процесс работы подлежит текущему надзору, а заключительный вид используют после достижения результатов деятельности.

1. Предварительный.

Комплекс мероприятий, направленных на подготовку к активной работе. Его проводят для того, чтобы понять, насколько компания готова к запуску цикла. В рамках предварительного надзора реализуют правила, линии поведения, процедуры. Под управление попадают сотрудники, финансы и материальные ресурсы.

Ревизию человеческого фактора осуществляют при помощи проверки квалификационного уровня кадров. Это помогает понять, смогут ли работники качественно выполнить поставленные перед ними задачи.

В области финансов предварительный надзор реализуют путем анализа бюджетов, прогнозов. При выявлении ошибок финансовый план отправляют на доработку.

Из материальных ресурсов низкого качества хороший продукт не получится, именно поэтому менеджер обязан проверить сырье и определить, можно ли использовать его в производственном процессе.

2. Текущий.

Текущий контроль как основная функция менеджмента не предполагает оценку результатов деятельности предприятия. Его проводят непосредственно в процессе работы. По сути, начальник следит за тем, как работники выполняют обязанности, а в случае необходимости корректирует их действия.

Текущий надзор реализуют при помощи обратной связи, поэтому важно организовать должный уровень коммуникаций. Он имеет два подвида: стратегическое и оперативное управления

Первый тип регулирования осуществляют посредством оценки промежуточных результатов деятельности, их сверки с планом, а второй направлен непосредственно на наблюдение за процессом работы.

3. Заключительный.

Заключительный контроль как функция менеджмента, кратко говоря, представляет собой анализ достигнутых показателей. Его нельзя рассматривать в качестве инструмента недопущения ошибок. При таком подходе менеджер знакомится с результатами деятельности только после выполнения работы. Внести коррективы в случае обнаружения ошибок уже невозможно.

Заключительный контроль больше необходим для составления планов на будущее. Он помогает понять, какая погрешность привела к искажению результатов, что позволяет учесть ее при разработке нового прогноза.

Контроль, его понятие

Наиболее распространенным заблуждением неопытного менеджера является уверенность в том, что принятое им решение будет выполнено подчиненными автоматически, без особых усилий с его стороны. Управленческое решение может остаться нереализованным, если менеджер не осуществит некоторую организационную работу, не прибегнет к реализации таких управленческих функций, как регулирование и контроль действия работников предприятия. Опытные, эффективно работающие менеджеры уже на стадии выработки решения ставят перед собой следующие организационные вопросы:

• кто из подчиненных будет реализовывать данное управленческое решение;
• каков уровень квалификации работника, который будет реализовывать данное управленческое решение;
• насколько данное управленческое решение соответствует квалификации работника, который будет его реализовывать;
• имеются ли ресурсы для выполнения данного управленческого решения и в каком объеме.

Контроль является последней из основных функций менеджмента после планирования, организации и мотивации.

Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей.

Контроль — это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результатов работы организации.

Контроль на предприятии должен быть направлен на выявление, предупреждение отклонений и недостатков, а также на их оперативное устранение.

Главными инструментами выполнения этой функции являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности предприятия, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и | нормативов, j

Любое принятое управленческое решение прежде всего расчленяется на отдельные фрагменты, которые определяют содержание заданий конкретным подчиненным и структурным подразделениям предприятия. Затем следует очень ответственный этап в деятельности менеджера — доведение задания до подчиненных, или инструктирование. На этом этапе деятельности менеджер должен ответить на ряд вопросов.

1. Кто? Кто будет исполнять решение, насколько выбор конкретного работника для выполнения данного задания обоснован, по силам ли ему задача и т.п.?
2. Что? Что из себя будет представлять детально разработанное задание работнику или группе работников?
3. Почему? Почему именно эти люди будуг выполнять решение? Необходимо показать им его значимость для предприятия. Нужно вызвать интерес к нему и определить соответствующую мотивацию.
4. Когда? Когда и в какой срок должно бьггь выполнено задание и с каким результатом?
5. Как и каким образом? Как подчиненные должны работать над исполнением решения, какие должны использовать способы и методы работы, кто и кому должен оказывать поддержку?
6. Где? Где работник должен выполнять задание — в рамках своего предприятия или в контакте с представителями других фирм и организаций, в чем содержательно должно заключаться взаимодействие с ними?

Исполнение управленческого решения определяется успехом деятельности менеджера по доведению заданий подчиненным. У работника должен быть сформирован образ будущей исполнительской деятельности (ОИД), Этот образ обладает такими чертами, как полнота, точность, прочность, гибкость и индивидуальность применительно к конкретным действиям конкретного работника.

Деятельность менеджера ориентирована, во-первых, на анализ процесса работы подчиненных над выполнением поручений и заданий (контроль процесса деятельности), а в более широком плане — анализ характера исполнения ими должностных обязанностей, во-вторых, на контроль полученных результатов деятельно-( 1’И подчиненных.

Перед контролем обычно ставятся следующие цели:

• своевременно и полно вскрыть промахи, ошибки и недостатки в работе подчиненных лиц и структурных подразделений;
• наметить пути устранения недостатков и посредством инструктирования, показа, личного примера и обучения работников оказать им реальную практическую помощь;
• обобщить и распространить передовой опыт работы, показать возможности прогрессивных методов для совершенствования деятельности и системы управления.

В управленческой деятельности контроль выполняет ряд задач:

• диагностика состояния дел на предприятии;
• обратная связь с работниками;
• информирование работников;
• ориентирование деятельности;
• побуждение или мотивация;
• организация деятельности подчиненных;
• изучение и распространение передового опыта.

Как организовать эффективный контроль

Контрольная функция менеджмента помогает добиться желаемого результата только в том случае, если надзор внедрен грамотно и проводится эффективно

Для обеспечения продуктивности важно разработать стандарты, которые отвечают принципам объективности и достижимости

Нельзя допускать, чтобы управленец прибегал к регулированию только в случае острой необходимости. Контроль ― это непрерывный процесс, который повторяется с каждым новым циклом. Рекомендуется избегать тотального и скрытого надзора. Такой подход вызывает негативные общественные настроения, что приводит к небрежному выполнению работы.

Виды контроля в практике менеджмента

В менеджменте выделяют следующие категории контроля:

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут

1. По времени осуществления — на каком этапе работы осуществляется оценка.
2. По степени охвата — проверка может осуществляться всей деятельности или определенных объектов.
3. По срокам проведения — подразумевает частоту осуществления мониторинга.
4. По форме осуществления — проводится отдельная проверка по каждому параметру и группе показателей.

По времени осуществления контроль подразделяется на следующие виды:

1. Предварительный контроль проходит на начальной стадии проекта. Происходит проверка соответствия стандартам, компетентности сотрудников, наличия необходимых ресурсов.
2. Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работы. Он необходим для проверки качества работы сотрудников и направления деятельности, а также для ее корректировки.
3. Заключительная проверка представляет собой сверку полученных и планируемых результатов работы. Осуществляется для выявления ошибок и проблем, чтобы учесть их при следующей работе, а также для вознаграждения сотрудников.

Контроль классифицируется по степени охвата:

• общий (сплошной);
• выборочный.

Общая оценка представляет изучение всего процесса целиком, а выборочная — проверку определенных параметров и объектов деятельности, на основе которой эксперты делают вывод по всей работе.

По срокам проведения контроль делится на следующие виды:

Систематическая проверка организуется в отношении наиболее важных объектов деятельности организации

Сроки проверок устанавливаются на основе важности процесса.
Периодический мониторинг представляет собой проверку на основе отчетности. Отслеживается количество вышедших на работу сотрудников, наличие ресурсов, динамика доходов и расходов и другие параметры.
Разовому контролю принадлежит проверка определенного аспекта процесса или всей деятельности.

По форме осуществления различают такие виды контроля, как:

1. Финансовая проверка. Менеджеры оценивают экономику организации и определяют следующие показатели: расходы и прибыль, финансовую устойчивость, эффективность вложений и т.п.
2. Административная проверка направлена на решение стратегических задач и осуществляется отделом маркетинга. Данный вид проверки осуществляется с целью сравнения объема текущих и планируемых продаж, определения доли компании на рынке, позиционирования. Административный контроль направлен на решение стратегических задач.
3. Для проверки производственных параметров используется технический контроль, который позволяет выявить и устранить технические неполадки, проверить состояние оборудования.