Подходы к понятию документа
Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учёта, статистики и др. Например, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для специалиста в области управления – средством фиксации и передачи управленческих решений.
В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле, как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
Причина появления любого документа — необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает её
- сохранение,
- накопление,
- возможность передачи другому лицу,
- многократное использование,
- возвращение к информации во времени.
Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
- это может быть отдельный документ;
- система документов (документы, применяемые в определённой сфере деятельности);
- вся совокупность разнообразных систем документации, т. е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.
Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Юридическое понятие документа — составленный в порядке, предусмотренном законом, акт, удостоверяющий факт (рождения, вступления в брак и т. п.), подтверждающий право на что-либо (диплом, завещание и т. п.) или носящий служебный характер. То есть, форма удостоверения событий и фактов в виде письменного акта.
В уголовно-процессуальном законодательстве документ указывается в качестве одного из видов доказательств (ст. 74 УПК РФ). Кроме того, ст. 84 УПК предусматривает, что документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъёмки, аудио- и видеозаписи, иные носители информации. Поэтому в криминалистике термин «документ» употребляется в более широком смысле как текстовый или графический материал, выполненный любым способом:
- написанный от руки,
- напечатанный типографским или машинописным способом,
- нарисованный,
- начерченный или выгравированный,
- магнитные ленты и диски,
- кинофотонегативы и позитивы,
- другие носители доказательственной информации.
Криминалистическое понятие документа — объект исследования в судебно-технической экспертизе документов, представляющий собой предмет (бумага, картон и т. п.), на котором знаками запечатлены мысли и факты.
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» определяет документ как материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения
