Понятие документа, его информационное значение как вещественного доказательства

Основные функции документов

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на:

Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Еще термины по предмету «Конфликтология»

Методика «Конфликта включенного»

диагностический прием определения родительского отношения к ребенку 6-10 лет. С помощью «К. в.» м. можно выявить различия в отношении к ребенку у родителей из гармоничных семей (т. е. субъективно благополучных) и родителей из дисгармоничных семей (обращающихся за помощью в воспитании детей). Предложена Ю. В. Баскиной в 1992 г. Методика применима для оценки эффективности психологической коррекции, проводимой с родителями и детьми.

Дефавортизация

один из эффектов социальной перцепции, состоящий в позитивном восприятии оппонента представителями противоположной стороны. Индикаторы Д.: представления, оценочные суждения, эмоциональные реакции. Пример Д. – представление рядом российских СМИ в положительном плане агрессивных действий чеченской стороны в ходе двух чеченских конфликтов в 90-е гг. прошлого века.

Тактика поведения

(в конфликте) (от греч. tactica – выстраиваю войска) – совокупность способов и приемов воздействия на оппонента в конфликте; рассматривается как средство реализации стратегии. Основные виды Т. п. (в к.): рациональное убеждение; давление; санкционирование; коалиционная тактика; сохранение предыдущего состояния отношений, дружелюбное обращение; заключение сделок, демонстративные действия (в т. ч. усиление собственных ресурсов). Т. п. (в к.) также м. б.: мягкая и жесткая; рациональная и иррациональная.

Документы
Том документа
Утверждение (документа)
Эксплуатационный документ
Документ нормативный
Унификация документов
Исходный документ
Корректный документ
Элемент документа
Правоудостоверяющий документ
Документы о межевании
Кадастровые документы
Конструкторский документ
Перевозочный документ
Ремонтные документы
Согласование документа
Учредительные документы
Документы коммерческие
Документы таможенные
Документы транспортные

Подходы к понятию документа

Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учёта, статистики и др. Например, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для специалиста в области управления – средством фиксации и передачи управленческих решений.

В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле, как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Причина появления любого документа — необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает её

сохранение,
накопление,
возможность передачи другому лицу,
многократное использование,
возвращение к информации во времени.

Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.

Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:

это может быть отдельный документ;
система документов (документы, применяемые в определённой сфере деятельности);
вся совокупность разнообразных систем документации, т. е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.

Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Юридическое понятие документа — составленный в порядке, предусмотренном законом, акт, удостоверяющий факт (рождения, вступления в брак и т. п.), подтверждающий право на что-либо (диплом, завещание и т. п.) или носящий служебный характер. То есть, форма удостоверения событий и фактов в виде письменного акта.

В уголовно-процессуальном законодательстве документ указывается в качестве одного из видов доказательств (ст. 74 УПК РФ). Кроме того, ст. 84 УПК предусматривает, что документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъёмки, аудио- и видеозаписи, иные носители информации. Поэтому в криминалистике термин «документ» употребляется в более широком смысле как текстовый или графический материал, выполненный любым способом:

написанный от руки,
напечатанный типографским или машинописным способом,
нарисованный,
начерченный или выгравированный,
магнитные ленты и диски,
кинофотонегативы и позитивы,
другие носители доказательственной информации.

Криминалистическое понятие документа — объект исследования в судебно-технической экспертизе документов, представляющий собой предмет (бумага, картон и т. п.), на котором знаками запечатлены мысли и факты.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» определяет документ как материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

типовые;
трафаретные;
индивидуальные.

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
А вот официальные — это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.

Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.