Информационное обеспечение: сущность и компоненты

Цели, задачи, источники информационного обеспечения государственного управления

Говоря о цели информационного обеспечения государственного управления, в качестве таковой следует понимать получение на основе анализа исходных данных качественной, обработанной информации, которая, в свою очередь, кладется в основу принятия эффективных управленческих решений.

Данная цель в государственном управлении достигается посредством последовательного решения ряда задач:

• сбор первичной информации и ее аккумулирование;
• распределение полученной информации внутри системы государственного управления – структурными подразделениями государственных органов и их должностными лицами;
• подготовка к переработке и последующая переработка информации;
• предоставление органу государственного управления информации в переработанном, пригодном для использования виде и ее последующий анализ;
• обеспечение прямых и обратных связей ее перемещения;
• и т.д.

Все это невозможно эффективно делать без средств вычислительной техники и новых информационных технологий. В свою очередь, эффективность принимаемых решений зависит от качества информации, средств и методов ее обработки.

Поскольку государственное управление представляет собой сложную неоднородную систему социального регулирования, неоднородны и источники информационного обеспечения соответствующей деятельности. Так, могут быть выделены следующие источники информационного обеспечения государственного управления:

1. Источники правового регулирования, нормы которых наделяют органы государственной власти и их должностных лиц правом принятия конкретных управленческих решений или совершения действий, в порядке и на условиях определенных соответствующими нормативно-правовыми актами;
2. Поступающие в органы государственной власти обращения граждан, направленные на реализацию своих законных интересов и субъективных прав;
3. Направляемые в условиях субординации, обязательные для исполнения указания вышестоящих государственных органов, направленные на повышения качества и эффективности деятельности государственных органов;
4. Выявляемые в рамках контрольных мероприятий факты и явления, имеющие место в деятельности органов государственной власти, анализ которых позволяет с одной стороны, сделать вывод о состоянии управляемых объектов, а с другой – уровень эффективности деятельности субъектов управления;
5. Информация о кризисных явлениях, то есть проблемных, конфликтных и экстремальны ситуациях природного и антропогенного характера, требующих оперативного вмешательства государственных органов и конкретных должностных лиц.

Кроме того, существующая внутри вышеназванных источников информация также может быть проклассифицирована:

• По источнику возникновения: официальную и неофициальную;
• По временной характеристике: информация о прошлом, текущем, о будущем состоянии управляемого объекта;
• По широте распространения: общегосударственную, региональную, местную, локальную;
• По расположению в структуре государственного аппарата: горизонтальную и вертикальную.

Понятие информационного обеспечения

Развитие рыночных отношений вызывает необходимость повышения уровня управления экономикой. Процесс управления представляет собой сбор, обработку и передачу информации для вынесения управляющих решений.

Существует разделение экономической информации по функциональному ее назначению, в рамках которого выделяют такие структурные единицы:

• Реквизит (при машинной обработке «поле», «элемент», «атрибут») – отдельное свойство объекта (сочетание цифр или букв), которое имеет смысловое содержание и не поддается дальнейшему делению. Реквизиты делятся на реквизиты-признаки (качественная сторона объекта) и реквизиты-основания (количественная сторона). Например, реквизит-признак – наименование подразделения и его код, реквизит-основание – количество сотрудников.
• Показатель – логическое высказывание, которое содержит качественную и количественную характеристику представляемого явления. При создании базы данных из показателей в качестве единиц информации формируется ее содержание. Примером экономического показателя является план поставок меди для поставщика ООО «Крокус», который в 2015 году равен 500 тонн.
• Из совокупности показателей в документе образуется информационное сообщение.
• Информационный массив – набор однородных документов, которые объединены по определенному признаку.
• Информационный поток – объединение массивов, которые используются при решении управленческих задач, по различным признакам.
• Информационная система (ИС) – структурная единица высшего уровня, которая содержит всю информацию рассматриваемого объекта.

Создание ИС и информационных технологий (ИТ) нуждается в специальной организации информации и выделении специальной подсистемы – информационного обеспечения.

Определение 1

Информационное обеспечение (ИО) является важнейшим элементом ИС и ИТ, который отражает информацию, характеризующую состояние управляемого объекта и является базой для принятия решений управления.

ИО составляют:

• показатели,
• справочные данные,
• классификация и кодирование информации,
• унифицированная система документации,
• информационные массивы (файлы) и т.д.

При разработке ИО информационной системы определяют состав показателей, которые необходимы для решения задач различных управленческих функций, их характеристики (объем, время) и информационные связи. Составляют разные классификаторы и коды, определяют наполнение входных и выходных документов для каждой задачи, проводят организацию информационного фонда, определяют состав базы данных.

ИО разрабатывается для повышения качества управления организацией через повышение достоверности и своевременности данных, которые необходимы для принятия решений управления.

Определение 2

Основным назначением ИО является обеспечение такой организации и представления информации, которые будут отвечать любым требованиям пользователей и условиям автоматизированных технологий.

Чтобы создать ИО необходимо:

• ясно понимать цели, задачи, функции всей системы управления организацией;
• выявить движение информации от момента ее создания до использования на разных уровнях управления, которая представляется для анализа в виде схем информационных потоков;
• совершенствовать системы документооборота;
• использовать систему классификации и кодирования;
• владеть методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, которые отражают взаимосвязь информации;
• создавать массивы информации на машинных носителях при использовании современного технического обеспечения.

В составе информационного обеспечения выделяют внемашинное и внутримашинное ИО.

Общая характеристика информационного обеспечения государственного управления

Активное развитие глобализационных процессов и совершенствование информационных технологий в последние десятилетия, привели к абсолютному признанию за информацией роли важнейшего средства организации и регулирования жизни людей, в том числе на государственном уровне.

Информационное обеспечение служит одной из форм фиксации и передачи как уже существующих, так и вновь возникающих знаний в области государственно-властного управления.

Определение 1

Информационное обеспечение следует понимать как совокупность источников содержащих информацию, а также необходимых инструментов (средств, методов и технологий) для работы с информацией, направленных на ее получение, обработку, накопление и выдачу.

Определение 2

В наиболее общем виде информацию можно определить как систему сведений о существующих в мире предметах, явлениях, отношениях складывающихся между людьми и т.д., собранных, проанализированных и выраженных вовне в виде доступном для восприятия.

В свою очередь управленческая информация, являясь частью социальной информации в целом, обособляется по критериям направленности на обслуживание государственно-правовых процессов формирования и реализации управленческих воздействий.

Замечание 1

Таким образом, информация составляет основу государственного управления. В связи с чем, существо государственного управления может быть выражено как непрерывный процесс поиска, фиксации, анализа и распространения общественно-полезной информации, связанной с деятельностью людей.

Внемашинное ИО

Замечание 1

Внемашинное ИО воспринимается человеком без помощи технических средств.

К внемашинному ИО относятся:

• необходимые показатели для решения задач управления, их характеристики (объем, время) и информационные связи;
• классификаторы и коды;
• унифицированная система документации;
• форма выведения результатов обработки.

Экономические показатели содержатся в управленческих документах.

Бумажный документ представляет собой информацию на естественном языке, которое фиксируется ручным или печатным способом на бланке.

Для возможности обработки информации из документов с помощью компьютера ее нужно предварительно закодировать и классифицировать.

Сущность информационного обеспечения

Предназначением информационного обеспечения является оптимальный по скорости поиск актуальных и проверенных данных, предназначенных для помощи в формировании решений по управлению различными организациями. Информационное обеспечение считается базовым компонентом при комплексной реализации систем информационных технологий, которые определяют организационные вопросы, а также аппаратный и программный комплексы.

Под информационным обеспечением понимается набор правил и методических указаний, которые служат для предоставления пользователям необходимых данных. Информационное обеспечение, как правило, имеет в своём составе следующие компоненты:

1. Набор справочников, информационной классификации, то есть это обеспечение справочными и нормативными материалами.
2. Универсальных документационных системных структур.
3. Массивов информационных данных, имеющих специализированную структуру.

Возможные положительные результаты от совершенствования информационного обеспечения управления предприятием

В первую очередь, это экономия издержек, благодаря снижению:

• расходов на оплату коммунальных услуг
• фонда заработной платы
• почтовых расходов
• расходов на перераспределение сырья
• расходов на обеспечение документооборота (бумага, краска для принтеров, канцтовары, персонал и т. д.)

Экономия возможных расходов в будущих периодах:

• избежание роста численности персонала
• снижение стоимости обслуживания документооборота
• снижение уровня требований к обработке данных

Возможные нематериальные выгоды:

• повышение производительности труда
• улучшение качества информации
• ускорение и улучшение обслуживания
• более уверенные решения
• новые производственные мощности
• улучшение контроля и качества менеджмента в целом
• более полное использование информационно-технических средств
• снижение числа просроченных платежей и т. д.

Компоненты информационного обеспечения

Справочное информационное обеспечение включает в свой состав федеральные, ведомственные и локальные информационные массивы. Федеральное справочное информационное обеспечение имеет в своём составе законодательные акты и разную другую документацию, такую как ГОСТы и другую документацию федерального уровня. Ведомственные массивы включают данные и регулирующие нормативы в области, для которой разработана данная информационная технология. Локальные массивы данных предназначены для разрешения прикладных проблем, локального характера.

Система классификаторов предназначается для решения следующих проблем:

1. Обеспечить однозначное и точное представление данных при заполнении разнообразной исходной документации.
2. Сделать адекватным отображение данных в разных системах обработки данных.
3. Обеспечить обменные операции в сфере информационного обеспечения.

Федеральные классификаторы включают в свой состав:

• Общероссийская классификация административного и территориального подразделения (ОКАТО).
• Общероссийская классификация информации о гражданах.
• Общегосударственная классификация продукции (ОКП).
• Общегосударственная классификация производственных специальностей, инженерных должностей и тарификации разрядов (ОКПДТР).
• Ведомственная классификация, включающая идентификационные номера налогоплательщиков.

Информационные массивы содержат данные по отдельным сферам, которые сформированы специально в формате базы данных. В сфере информационных технологий данными является информация, которая представлена в формате, подходящем для её трансляции и анализа при помощи автоматических или автоматизированных систем. Под базами данных понимается организованная специальным образом структура данных в форме таблицы, где столбцы были полями, а в строки писались данные базы.

Формирование базы данных при её практической реализации состоит из следующих этапов:

1. Выполнение обследования каждого функционального подразделения организации, целью которого является:

   • Выяснить специфические особенности и принцип её работы.
   • Выяснить построение структурной организации потоков информации.
   • Выполнить анализ работы имеющейся системы оборота документов.
   • Осуществить определение информационных объектов и соответствующих параметров и характеристик, которые описывают их свойства и предназначение.

2. Формирование концепции информационного и логического моделирования данных для выбранной для обследования на первом этапе области работы. В такой модели необходимо установить и оптимизировать все взаимосвязи среди объектов и их реквизитов. Информационная и логическая модель должна служить основанием, на котором будет сформирована база данных.

Иногда в составе информационного обеспечения можно выделить ещё один компонент, а именно схемы информационных потоков. Эти схемы отображают направления перемещения информационных данных и их размеры, точки появления исходной информации и применения результирующих данных. Выполнение анализа потоков информации должно выполняться для повышения их организационного уровня, скорости трансляции и переработки информации, которая поступает от источников к потребителям.

Формирование структурных схем потоков информации даёт возможность:

1. Исключить дубляж и присутствие информации, которая не будет использоваться.
2. Классифицировать и представить информацию в рациональном формате.

Необходимо детально рассматривать взаимосвязь перемещения информационных данных по управленческим уровням. Каждый исполнитель должен получать лишь необходимую ему информацию. То есть, для формирования информационного обеспечения нужно выполнить следующие действия:

1. Сформулировать в ясной и чёткой форме цели, задачи, функции общей управляющей системы.
2. Представить перемещение информационных данных от точки их появления и до момента их применения в форме схем потоков информации.
3. Применить системы кодирования и классификации.
4. Усовершенствовать систему оборота документов.
5. Составить концептуальные информационные и логические модели, которые отражают взаимные информационные связи.
6. Организовать информационные массивы на различных информационных носителях, что предполагает присутствие новейшего технического оборудования.

Каждый компонент управляющей системы должен быть обеспечен всей требуемой информацией для осуществления своих функций в рамках имеющихся полномочий. Информационную систему нельзя строить на принципах информационного монополизма или жёстких ограничений в информационном обеспечении.