Деловая переписка: примеры и образцы писем

Содержание письма

В деловой переписке сразу переходят к сути письма. Невежливо заваливать собеседника ненужной информацией о своей жизни или новостями, которые не относятся к делу.

В первом абзаце обычно обозначают, с какой целью пишется письмо, а во втором и последующих — детали и дополнительные моменты. В зависимости от смысла примеры ниже подойдут как для описания сути письма, так и для описания деталей.

Два письма с одной сутью, но в разных стилях — формальном и неформальном
Два письма с одной сутью, но в разных стилях — формальном А это пример неформального письма

Когда нужно представиться. Фразы в таблице подходят, когда вы пишете впервые и сначала необходимо познакомиться.

Фразы для знакомства

На английском	На русском	Пример
I am writing to introduce myself (формально)	Я пишу, чтобы представиться	I am writing to introduce myself. My name is Ken Adams. I am an IT specialist in company X — Я пишу, чтобы представиться. Меня зовут Кен Адамс. Я ИТ-специалист в компании X
I am (name) from… (полуформально)	Я (имя) из…	I am Ken Adams from X company — Я Кен Адамс из компании Х
It was a pleasure meeting you… (полуформально)	Было приятно встретить вас…	It was a pleasure meeting you on conference last week — Было приятно встретить вас на конференции на прошлой неделе
This is… (полуформально)	Это…	This is John Smith — new IT specialist in company X — Это Джон Смит, новый ИТ-специалист компании Х
Let me introduce myself… (неформально)	Позвольте представиться…	Let me introduce myself. My name is John Smith — Позвольте представиться, меня зовут Джон Смит

I am writing to introduce myself (формально) На русском Я пишу, чтобы представиться Пример I am writing to introduce myself. My name is Ken Adams. I am an IT specialist in company X — Я пишу, чтобы представиться. Меня зовут Кен Адамс. Я ИТ-специалист в компании X
I am (name) from… (полуформально) На русском Я (имя) из… Пример I am Ken Adams from X company — Я Кен Адамс из компании Х
It was a pleasure meeting you… (полуформально) На русском Было приятно встретить вас… Пример It was a pleasure meeting you on conference last week — Было приятно встретить вас на конференции на прошлой неделе
This is… (полуформально) На русском Это… Пример This is John Smith — new IT specialist in company X — Это Джон Смит, новый ИТ-специалист компании Х
Let me introduce myself… (неформально) На русском Позвольте представиться… Пример Let me introduce myself. My name is John Smith — Позвольте представиться, меня зовут Джон Смит

Что раздражает читателя?

А теперь поговорим о том, что раздражает читателя делового письма. С отсылкой к «Правилам деловой переписки», книге главреда.

Небрежность

Ошибки пунктуации, неверно составленные предложения, отсутствует подпись. Письма на скорую руку тоже должны быть написаны с умом, иначе получатель может подумать, что задача не первостепенная, раз так небрежно составлена.

Небрежный текст: «Здравствуйте Михаил составте пожалуйста список сотрудников для согласования допусков на объект».

Как надо: «Добрый день, Михаил! Прошу Вас составить список сотрудников для согласования допусков на объект до 15 января. Директор отдела».

Как видно, в первом предложении есть ошибки орфографии и совсем отсутствуют знаки препинания. Во втором случае просьба оформлена точно, есть обращение, дедлайн, подпись.

Панибратство

Оно выражается в пренебрежительном обращении, например, «народ», «приветик» без соблюдения субординации. Подобное обращение вызывает лишь отторжение, но не самими словами, а нарушением личных границ тех, к кому оно адресовано. Подобное допустимо в неформальной обстановке, но не на работе.

Перекладывание ответственности и создание групповых переписок

В групповых переписках, в которых есть неадресные обращения, никто не понимает, кому полагается решение задачи. Это распространенная проблема в больших коллективах при отсутствии грамотных управленцев.

Как не надо: «Коллеги, нам нужно обсудить вопросы размещения рекламы на сайте партнеров. Какие предложения?»

Как надо: «Сергей, примите решение, стоит ли размещать рекламу у партнеров – обещают 1 млн просмотров. Медиаплан в приложении».

Как идентифицировать сотрудника, который перекладывает ответственность? Он использует такие фразы: «передам коллегам», «это не в моей компетенции», «жду решения руководства». За ними скрывается «сами внесите правки, я в этом не участвую, не трогайте меня».

Неуместность фраз и бездумное употребление сокращений

Случается такое, что отдельные сотрудники используют жаргонизмы и сокращения либо неуместно, т.е. без понимания их смысла, либо настолько часто, что не все коллеги понимают, о чем речь.

Пример: «Проведите левкеридж лидеров мнений для повышения узнаваемости бренда и чекните в доке результат».

Перевод: «Изучите, что думают эксперты о бренде и как можно повысить его узнаваемость. Результаты занесите в документ».

Какое предложение проще понять? .

Неуважение к чужому времени

Важное правило общения деловой переписки – не мешай другому делать свою работу. Слова «надо вчера», «это в приоритете», «ASAP» вышибают человека из своего режима

И все бы ничего, но если дело действительно срочное.

Часто бывает так: все бросишь, переключаешься, делаешь эту работу, а когда наступает «завтра», то уже и не так срочно было нужно. В результате время и силы потрачены почти зря. Чужое время – не расходный материал, поэтому относиться к нему следует ответственно и серьезно, а не использовать в качестве развлечения и инструмента повышения собственной крутости.

Примеры от Максима Ильяхова:

Сказали: «Коллеги, мы вас услышали». Как поняли коллеги: «Вы – сборище баранов, которые не знают, чего хотят. Мы презираем вас, но у вас есть деньги».

Сказали: «Это дело на пять минут». Как поняли коллеги: «Это дело на целый день, а то и на два».

Это основные ошибки деловой переписки, с которыми наверняка сталкивался каждый человек. Их главная проблема – это не используемые слова, а смысл, который за ними кроется

Умышленно или неумышленно заложенный – не важно

Примеры формулировок

«Во все времена предприимчивые и деловые люди стремились не только к материальному успеху, но и к личностному росту, чтобы навсегда запомниться людям своими добрыми делами, завоевать их уважение».
«Безусловно, ваша основная цель — это повышение уровня жизни граждан города». Можно использовать в частности данную формулировку, когда составляется письмо-просьба депутату, к примеру, о предоставлении помещения для детского сада, обустройстве детской площадки и пр.

Также вы можете озвучить актуальную для адресата проблему, покажете ему, каким образом ваша просьба может ему помочь в ее решении или в реализации определенных возможностей.

Бывает так, что предложить другой стороне вам нечего, либо это неуместно в данном контексте. В этом случае самый оптимальный выход — рассказ о значимости вашей просьбы. Описывайте ситуацию максимально достоверно и полно, так, чтобы брало, что называется, за душу. Если же душещипательный момент в вашей истории отсутствует априори, приводите факты и делайте акцент на причинно-следственные связи. Расскажите, о том, что будет, если вам откажут или, напротив, согласятся помочь.

Оформление деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию оформляют согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30 2003:

форматы листов (как бумажных, так и электронных): стандарт A4, при необходимости допустим A5;
обязательные поля: левое — 20—30 мм; верхнее, нижнее — по 20 мм; правое — 10 мм;
обязательная нумерация всех страниц официального письма (кроме первой);
отдельная нумерация каждого из приложений;
разделение текста на абзацы — интервал «после» — 6 типографских пунктов (пт);
стандартный шрифт для деловой корреспонденции — Times New Roman;
размер шрифта в заголовке — № 14 или № 16;
размер шрифта в преамбуле — № 12 или № 14;
размер шрифта для основного текста — № 12;
междустрочные интервалы — 1,2 пт или 1,5 пт.

Характерные особенности

Сохранились в деловых письмах направленность и чёткая определённость цели, последовательность в изложении фактов, конкретика предложений и просьб, информативность сообщений о действиях и поступках. Деловые письма стали составляться в более непринуждённой манере, однако открытых эмоциональных высказываний, эпитетов и сравнений из особенностей личной переписки не приобрели, здесь всё ещё торжествует старинный этикет делового письма. И лишь потому, что целью такого послания является, как и прежде, подача предложения, на которое обязательно должен последовать конкретный ответ, влияние автора делового письма должно быть очень велико, поскольку побуждает адресата к действиям конкретного характера. Причём составляется текст таким образом, чтобы точка зрения автора представляла не его собственное отношение к проблеме, а взаимовыгодные интересы в её решении.

Этикет делового письма предписывает не использовать местоимение «я», как это принято в личной переписке, здесь же уместен акцент на другое местоимение — «вы». Если деловое послание написано без ошибок, отпечатано аккуратно, текст размещается по всем правилам и существующим требованиям, а потому и читается не просто легко, но и с удовольствием, переписка обязательно будет иметь продолжение. Хотя и сегодня очень часто приходится расшифровывать прихотливо закрученные фразы, разыскивая подлежащее и сказуемое, чтобы докопаться до заложенного в них смысла. Правила делового письма меняются сейчас очень быстро. Какой был хороший тон — писать от руки. Тогда можно было быть уверенным, что послание не сделано под копирку. Сколько можно было увидеть личностности в этом сообщении, а в отношения между адресатом и автором всегда добавлялось уважительности. Жаль, что этот обычай окончательно устарел, и практически все письма теперь стали электронными.

Время и место

Необходимо помнить, что психологически граница ответа по времени в её критическом значении составляет сорок восемь часов. Это в том случае, если нет функции автоответчика. Когда минуют двое суток, адресат уже исполнен уверенности, что его письмо оставлено без внимания или в лучшем случае — утеряно. Правила делового письма содержат и этот пункт: никогда не задерживать ответ, ибо это непременная потеря клиента, а партнёр станет волноваться и думать о разрыве всяческих отношений. Во всяком случае это грубейшее нарушение этики деловой переписки. Если же нужна рассылка одинаковой информации, можно просто расширить список адресатов. Помещение всех адресов в одно поле «кому» намного сокращает время доставки, и соблюдается прозрачность в партнёрских отношениях: каждый получивший письмо видит сформированный список.

Прекрасный посыл к продолжению партнёрских отношений — вежливая фраза «заранее благодарю». Как пишется в деловом письме и в какой части она помещается — каждый решает сам. Конечно, видеть её адресат должен после уже усвоенной информации и побуждения к действию. В конце письма, перед блоком контактов — самое лучшее место для этой фразы. Кстати, о контактной информации: она должна быть в каждом письме, не только в первом. Телефоны автора, должность и всё прочее нельзя заставлять искать. Оформление делового письма от длительности переписки никак не зависит. Правила нужно соблюдать всегда. А чтобы не гадать, получил ли адресат письмо, есть функция запроса. Только в этом случае можно быть уверенным, что оно прочитано. История переписки обязательно должна сохраняться, нельзя писать ответ новым сообщением. Однако при пересылке всей ленты общения для решения того или иного вопроса необходимо помнить не только о субординации, но и о конфиденциальности. Если в переписке присутствует личная информация, её нужно обязательно удалить перед прочтением третьими лицами.

Шаблонные фразы для деловой переписки

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим. • Также просим. • А также просим. • Сообщаем. • Одновременно сообщаем.

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых. Прежде всего. • Во-вторых. Затем. • В-третьих. В заключение. • Переходя к следующему вопросу. • Что касается вопроса о. • Учитывая все вышесказанное. • Исходя из вышесказанного. • В связи с необходимостью вернуться к вопросу о. • Подводя итоги, необходимо подчеркнуть. • В заключение выражаем надежду на. • В заключение хотим напомнить Вам о.

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину • По причине задержки оплаты. • В связи с неполучением счета-фактуры. • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям. • Ввиду задержки получения груза. • Вследствие изменения цен на энергоносители. • Учитывая, что производственные показатели снизились на. • Учитывая социальную значимость объекта.

При ссылках • Ссылаясь на Вашe письмо от. • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью. • Ссылаясь на Ваш запрос от. • Ссылаясь на устную договоренность. • В ответ на Ваше письмо (запрос). • В соответствии с нашей договоренностью. • На основании нашего телефонного разговора. • На основании устной договоренности. • Согласно постановлению правительства. • Согласно Вашей просьбе. • Согласно протоколу о взаимных поставках. • Согласно спецификации. • Ссылаясь на переговоры.

Указание на цель • В целяx скорейшего решения вопроса. • В целях выполнения распоряжения. • Для согласования спорных вопросов. • Для согласования вопросов участия. • Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ. • Для решения спорных вопросов. • В целях безопасности прохождения груза. • В ответ на Ваш запрос. • Во избежание конфликтных ситуаций.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям: • этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; • сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; • подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; • требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой; • обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; • напоминания: напоминаем; • предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

Конец письма

Обычно выглядит так:

Завершающая фраза.
Подпись.
Имя и контакты.

Завершающая фраза показывает призыв к действию, например надежду на скорый ответ. Они тоже могут быть формальными и неформальными.

Варианты завершающих фраз

На английском	На русском	Пример
I look forward to your reply (формально)	С нетерпением жду ответа	—
Looking forward to hearing from you (формально)	Надеюсь на скорый ответ	—
Kindly let me know if anything needs to be amended (формально)	Дайте мне знать, если что-то нужно изменить	Kindly let me know if anything needs to be amended in schedule — Дайте мне знать, если что-то нужно изменить в расписании
Bear with me или us (неформально)	Пожалуйста, отнеситесь к нам (или ко мне) снисходительно	—

I look forward to your reply (формально)

На русском
С нетерпением жду ответа

Looking forward to hearing from you (формально)

На русском
Надеюсь на скорый ответ

Kindly let me know if anything needs to be amended (формально)

На русском
Дайте мне знать, если что-то нужно изменить

Пример
Kindly let me know if anything needs to be amended in schedule — Дайте мне знать, если что-то нужно изменить в расписании

Bear with me или us (неформально)

На русском
Пожалуйста, отнеситесь к нам (или ко мне) снисходительно

Подпись. Я имею в виду сочетание вроде «С уважением», как часто пишут в деловой переписке на русском языке. На английском свои варианты.

Варианты подписи

На английском	На русском
Sincerely (нейтрально)	С уважением
Looking forward to hearing from you или to your response (нейтрально)	С нетерпением жду ответ
Yours Sincerely (больше формально)	Искренне ваш
Kind regards (формально)	С добрыми пожеланиями
Best wishes или warm wishes (не так формально, как best или kind regards)	С наилучшими пожеланиями
Be well (неформально)	Будьте здоровы

На английском
На русском

Sincerely (нейтрально)
С уважением

Looking forward to hearing from you или to your response (нейтрально)
С нетерпением жду ответ

Yours Sincerely (больше формально)
Искренне ваш

Kind regards (формально)
С добрыми пожеланиями

Best wishes или warm wishes (не так формально, как best или kind regards)
С наилучшими пожеланиями

Be well (неформально)
Будьте здоровы

Имя и контакты. Сначала пишется имя, а затем фамилия. В моем примере ниже можно разглядеть ошибку и так не делать. Можно указывать Mr, Mrs или Ms, но это необязательно.

Как видно, я подписалась Akchurina Diana, хотя следовало Diana Akchurina А это пример подписи от редактора журнала, с которым я сотрудничала

Что почитать о деловой переписке

«Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева. В книге описано, как вести деловые переписки четко и без воды. Книга о русском языке, но основные правила можно применять и в переписке на английском.

«Переписка с деловым партнером на английском языке: учебное пособие», Ольга Мазурина. Учебное пособие, в котором собраны примеры деловых писем на английском и русском языках. В пособии объясняются правила составления деловых писем, нормы ведения деловой переписки.

«Проще говоря», Джей Салливан. Эта книга поможет правильно подавать информацию и заинтересовать собеседника.

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

Этикет деловой переписки

При составлении деловых писем принято придерживаться ряда правил:

Общепринятый стиль любой деловой корреспонденции (как внешней, так и внутренней) — официальный.
Грамотно составленное деловое письмо должно быть кратким, но достаточно содержательным и максимально информативным.
Важно не допускать в деловой переписке орфографических, пунктуационных и затрудняющих понимание написанного синтаксических ошибок. Перед отправкой текст официального письма стоит вдумчиво проверить.
В текстах служебных писем желательно не употреблять просторечных и не соответствующих деловому стилю общения слов.
Также в деловой корреспонденции не место витиеватым, сложным для восприятия оборотам, излишней эмоциональности

Однако перегружать рабочие письма канцеляризмами и речевыми штампами также не стоит.
Обращаться к адресатам внутренней переписки допустимо так, как это принято в компании: по фамилии, имени и отчеству, только по полному имени. При этом обращаться в деловых письмах нужно исключительно на «Вы».
При написании рабочих писем руководству и официальных деловых писем в сторонние организации и компании к имени-отчеству получателя обязательно добавляют слово «уважаемый».
В качестве приветствия недопустимы расхожие выражения: «привет», «приветствуем», «доброго здоровья», «доброго времени суток» и т. п. Фразы «доброе утро» и «добрый вечер» также не совсем уместны — адресат может читать письмо в другое время суток. Лучше всего ограничиться нейтральным «здравствуйте».
В современной официальной деловой переписке слова приветствия обычно пропускают, начиная письма непосредственно с обращения к получателю.

Структура письма

В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:

Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.

Если решитесь написать сообщение на английском сплошным текстом, для собеседника это будет неудобно, а в отдельных случаях может показаться невежливым и фамильярным: в русскоязычных письмах большие блоки текста обычно не производят такого эффекта.

Слева — пример письма на английском языке с четкой структурой. Справа — письмо на русском сплошным текстом: такой формат обычно никого не смущает

Пример письма на английском языке с четкой структурой Письмо на русском сплошным текстом: такой формат обычно никого не смущает

Официальная деловая переписка правила

Блок делового письма с реквизитами получателя оформляют следующим образом. Вверху печатают должность адресата; в следующей строке — официальное наименование предприятия либо учреждения; ниже — фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже); в последней строке — почтовый и/или электронный адрес отправления деловой корреспонденции.

Если для первой страницы используют фирменный бланк, оформлять отдельным блоком реквизиты отправителя не требуется. Обычно они уже прописаны в бланке. Если документ печатают на обычном листе, в верхней строке указывают полное название компании, форму собственности; в следующей — юридический адрес; ниже — контактные телефоны/факсы; далее — электронные адреса, а также, если есть, адрес сайта организации; в последних строках пишут номера ИНН, ОГРН и оставляют свободное поле для проставления входящего номера письма.

В тематической строке может быть указано название документа («Благодарность», «Напоминание», «Приглашение» и т. п.) либо краткая информация о поводе официального письма (к примеру, «Уточнения и пояснения к предварительному проекту строительства»)

Заголовок важно сформулировать максимально четко и содержательно. Это поможет адресату легко понять суть содержащейся в письме информации и степень ее важности

Обращение к получателю печатают над преамбулой и основным текстом. Как правило, посередине строки. Общепринятое официальное обращение — «уважаемый» + имя и отчество получателя. После обращения ставят восклицательный знак. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич!» В современной официальной переписке нередко употребляют обращение «господин (госпожа)» в сочетании с фамилией адресата либо его должностью. К примеру, «Уважаемый господин Антипов!», «Уважаемый господин депутат!».

В преамбуле предельно сжато излагают повод обращения. Описывать предложение или интересующий вопрос во всех подробностях здесь не стоит. Весь текст этого блока делового письма должен уместиться в одном небольшом абзаце.

В основной части официального письма ёмко и содержательно излагают суть просьбы или предложения, при необходимости подтверждают информацию фактами, ссылками на документы, результаты исследований и т. п. Для удобного прочтения основной текст оформляют в виде небольших, логически завершенных абзацев.

В заключительном абзаце кратко подытоживают написанное. Слева внизу печатают должность и имя отправителя, ставят подпись. Если письмо будет дополнено одной либо несколькими страницами с приложениями, наименования этих документов перечисляют постскриптум.

Списки стандартных фраз, используемых в официальном письменном общении:

Основной текст

Правила деловой переписки и оформления делового письма предполагают умение форматировать текст. Представьте, насколько трудно продираться сквозь сплошные предложения и пытаться вычленить нужную информацию?

Чтобы избежать негативного опыта, рекомендуется правильно использовать форматирование. Примеры деловой переписки, которую легко и приятно читать:

Разделяйте текст на абзацы (ориентируйтесь по смыслу и простоте восприятия).
Если вы добавляете ссылки, разместите их списком в конце письма, сопроводив нужными пояснительными комментариями.
Если в письме есть вложение, об этом нужно написать отдельно – и так же пояснить, каким целям отвечает этот документ. Обязательно переименуйте файлы перед отправкой – название должно быть простым и понятным.
Не злоупотребляйте выделением текста курсивом, подчёркиванием, разноцветными буквами – письмо должно выглядеть лаконично и спокойно. Разумеется, одну-две основные мысли выделить можно, но только в случае крайней необходимости.

Навыки деловой переписки также предполагают знакомство с основными правилами русского языка. Пишите грамотно, правильно расставляйте знаки препинания. Если у вас возникли сомнения в написании того или иного слова, проконсультируйтесь с другим человеком, обратитесь к словарю или поищите в интернете.

Теперь к первому предложению (абзацу) письма. Именно здесь должна быть сосредоточена вся суть вопроса! Шаблонных фраз для деловой переписки не существует, так как тема общения может быть разной. Например, если вы отправляете комментарии по проекту, так и пишите: «Ознакомились с вашим проектом, ниже предложения и замечания, которые возникли у нашей команды».

Если необходимо поставить временные рамки (например, когда вы хотите получить ответ), делайте это деликатно. Вежливо укажите на конкретный срок (час, день), но никогда не пишите «срочно жду», это понятие растяжимое.

Как ответить на официальное письмо

Этот перечень товаров является единым по всей территории. Наименование организации рассмотрела Ваше заявление от.

и расширению не подлежит. Сопроводительные письма. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5.от. а также. которую просим считать его неотъемлемой частью. Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона.

Этап 2: Комплимент

Хорошо, если служебное письмо-просьба будет содержать комплимент по отношению к его адресату. Делая его, вы как бы отвечаете на его закономерный вопрос: «Почему с этим вопросом вы именно ко мне обращаетесь?». Можно отметить былые заслуги и личные качества человека, статус компании и т.д. Используйте в частности следующие формулировки: «Ваша фирма является ведущим поставщиком…», «Вы помогли многим в решении сложных вопрос данной области…», «Ваша организация — ведущий эксперт на рынке в области…» и пр. Не забывайте о том, что уместным комплимент будет тогда, когда письмо-просьба (образцы и примеры по тексту) имеет нестандартный характер и адресата нужно к себе расположить

Обратите его внимание на качества и заслуги, которые актуальны для выполнения вашей просьбы. Однако не рекомендуем переступать очень тонкую грань между хорошим и правильным комплиментом и грубой лестью

Типичные ошибки авторов

Казалось бы, что сложного в том, чтобы написать письмо и, как кажется, договориться с собеседником на расстоянии о чем угодно. В этом как раз кроются типичные ошибки обывателей, чьи письма часто отправляются в «Спам».

На основе материалов, изложенных в книге Максима Ильяхова «Правила деловой переписки», разберем основные проблемы писем, которые буквально лежат на поверхности и видны сразу :

В письме нет темы. Предположим, у адресата большая нагрузка на работе и просматривать почту оперативно он не может. За день на его ящик придет, например, двадцать писем. Каждое нужно прочитать, обработать. Представляете, сколько времени потребуется на чтение? Соответственно заголовок письма обозначит, что внутри, а значит, послужит своеобразным маяком для читающего. Идеальное решение – сделать такой заголовок, который полностью отражает смысл письма. В книге также дана рекомендация помещать в теме такие подробности, которые обозначат, стоит ли читать письмо сразу, какие действия необходимо предпринять для решения вопроса.
«Уважаемые коллеги» – типовой и очень распространенный шаблон, который, как оказывается, вызывает непонимание и не стимулирует концентрацию силы, а оказывает обратный эффект. Он звучит как «Коллеги, разберитесь сами, кто это сделает», а также не вызывает уважения из-за отсутствия адресата в обращении. Если нужно что-то сделать, решить вопрос, лучше написать конкретному человеку и дать ему подробную информацию, нужные вводные, а не делать коллективную рассылку. Такой подход гораздо эффективнее.
Вторжение в свободное время человека без извинений. «Как проходит выходной/больничный/отпуск?» – эти вопросы точно вызовут раздражение, ведь человек вне рабочего времени занят своими делами

Если возникает острая ситуация, когда участие адресата все же необходимо, важно извиниться за вторжение и обосновать проблему, чтобы человек понял, что задачу решить нужно срочно.
«У меня отличная новость!» По мнению Ильяхова, это дурная фраза, за которой обычно кроется не хорошая, а плохая новость, поэтому лучше сразу переходить к делу, а не создавать вид, что все хорошо.
Абстрактные суждения без постановки конкретной задачи: «Надо бы сделать», «Я тут подумал» и подобные. Людей раздражает неопределенность во всех сферах жизни, в том числе и в постановке задач

Если сотрудник сам будет додумывать детали задачи, он рискует не попасть в мысль того, кто эту самую задачу ставит. В письме должны быть изложены все аспекты вопроса.

Это основные ошибки, которые чаще остальных встречаются в письменной речи обывателей и приводят к медленному решению задач. В книге их перечислено больше: минимум вопросов в одной теме письма, не приложенные файлы, ошибки в обращении, чрезмерное использование шаблонных фраз и стоп-слов. Хочется отослать пишущего к еще одной книге Ильяхова «Пиши, сокращай» – меньше лишних слов, больше четкости и адресности, тогда письмо наверняка будет замечено и прочтено.