Содержание
Принято выделять следующие виды деловых писем.
По тематическому признаку:
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:
- оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
- письмо-запрос — обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
- рекламация (письмо-претензия) — претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.
Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:
- благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
- гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
- информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
- письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
- письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
- письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
- письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
- письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
- письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
- сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
По функциональному признаку:
- письма-ответы – ответы на инициативные письма;
- инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
- письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
- письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
По признаку получателя:
- циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
- обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.
По структуре:
- регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
- нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.
По форме отправления:
- конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
- электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
- факсовые – отправленные по факсу
Стиль делового общения
Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.
Особенности общения:
Строгость конструкций
Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.
Использование смайликов
Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе
В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.
Приветствие по имени и отчеству
Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность
Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.
Ответ в течение двух суток
Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.
Отсутствие назойливости
Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.
Правило зеркала
Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.
Поздравление с праздниками
Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.
Благодарность
Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.
Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.
Образец делового письма
В деловом письме должна быть структура:
- официальное приветствие;
- вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
- главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;
- заключение — пожелания и благодарность;
- вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист;
- контактные данные — электронная подпись.
Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента.
Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя.
Деловое письмо о сотрудничестве
Уважаемый Сергей Андреевич!
Меня зовут Мария Алексеевна, я маркетолог в компании здорового питания .
Предлагаем вам сотрудничество. Наши преимущества: . При заключении договора для вас будет персональная скидка — 7% на всю продукцию.
Прикрепляю к письму предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.
Всего доброго!
Деловое письмо-просьба
Добрый день, Лариса Ивановна!
Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2021 года.
Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.
Гарантийное деловое письмо
Здравствуйте, Александр Анатольевич!
Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую.
Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.
Хорошего дня!
Письмо партнерам
Добрый день, Владислав Витальевич!
Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Семен Иванович с 13 октября 2021 года ушел на больничный.
Его замещает старший менеджер отдела Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.
Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.
Надеемся на ваше понимание.
Письмо-обращение
Уважаемая Софья Николаевна!
Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2021 года.
Во вложении квитанции и чеки об оплате.
Спасибо.
Письмо руководителю
Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!Месяц назад я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.
Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.
Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.
Письмо в компанию
Добрый день, Наталья Александровна!
Мы разработали сайт для компании . Согласно пункту нашего договора мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад.
Задолженность составляет рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании . Иначе мы будем вынуждены принудительно взыскать данную сумму с вашей компании, а также расходы на обращение в суд.
Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.
Надеемся на понимание.
Письмо контрагенту
Здравствуйте, Николай Васильевич!
Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.
Хорошего дня!
Формат и виды писем
Если раньше письма существовали только в традиционном понимании этого слова — созданные на бумаге, то в последние десятилетия они все чаще стали отправляться в электронной форме. Несмотря на изменение формы передачи, суть писем осталась неизменной. На сегодняшний день существует огромное разнообразие видов писем в зависимости от целей, формы, мотивов и других критериев оценки. Все письма можно разделить на личные и официальные (деловые). Если к личной переписке нет никаких установленных норм и они создаются в свободной форме, то официальные — строго регламентируются рядом правил.
Рис. 1. Виды писем
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д
Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Письмо-отказ
Письмо- отказ — адрес просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.
В чем обычно заключается трудность написания письма-отказа?
Мы не можем пойти на уступки адресату
Нам неприятно отвечать отказом
Нам важно сохранить благорасположение и лояльность адресата
Как эти трудности преодолеть?
Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию
Полезно знать, что «смягчает» звучание письма-отказа
Образец письма-отказа
Добрый день, Владимир!
Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати компании ООО «БИ Технология».
Предложенная вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.
Затраты по рискам, от которых избавляет ваш проект, в данный момент меньше затрат по вашему проекту.
Поэтому, не смотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.
Сергей Иванов
Начальник отдела ххх
ООО «БИ Технология»
Будем рады, если данная информация о видах деловых писем окажется вам полезной в вашем деловом общении!
Тамара Воротынцева
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке
Правила делового письма
То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.
Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.
Основные правила:
- Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
- Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
- Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
- Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
- Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
- Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.
Составление делового письма
Структура
Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.
Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).
Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.
Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма
Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.
Обращение
Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».
Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.
Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.
Заключение. Вежливое завершение письма.
Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.
Стиль и форма
- нейтральную и надличностную форму изложения письма;
- термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
- конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.
Требования
- Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
- Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
- Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
- Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
просьбы и объяснения
заключение.
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
Виды информационных писем
Существует множество видов информационных писем. Они создаются для того, чтобы проинформировать получателя. К этой категории относятся:
- Информационное письмо — обычно несет информацию официального характера, разъясняя суть законодательных или нормативных актов.
- Сообщение — с его помощью получателю рассказывают об информации, которая актуальна и вызовет интерес у получателя. Оно может быть инициативным или присланным в ответ.
- Сопроводительное — дополняет или поясняет направленные документы.
- Напоминание — сообщает о том, что получатель должен выполнить определенные обязательства.
-
Извещение — сообщает о мероприятиях, которые скоро будут проведены. Обычно направляется множеству участников, чтобы пригласить их. В нем говорится не только о времени и дате проведения, но и рассказывается о целях, теме, условиях. Этот тип делится на 2 подвида:
- Уведомление — передает информацию официального характера. Часто публикуется в СМИ.
- — направлена на то, чтобы оказать положительное влияние на потенциальных участников или покупателей.
Рис. 3. Структура делового письма
Просьба и предложение
Письмо-просьба или предложение создаются, чтобы оказать стимулирующее действие, побудив человека совершить конкретное действие. В этой категории выделяют несколько видов:
- Просьба. Его цель — побудить к действию или дать важные данные для автора. Требует ответного письма.
- Запрос. Требует получить официальные данные, подтверждающие документы. Требует письма в ответ.
- Предложение. Вносит предложение возможному клиенту, партнеру или сотруднику. Оно бывает инициативным или посланным в ответ.
- Заявка. С его помощью выражается желание стать участником мероприятия или подтверждается согласие на продажу товара или оказание услуг. Не требует официального ответа, но нуждается в реакции получателя.
- Заказ. Выдвигает определенное предложение покупателю в соответствии с четкими условиям. Чаще всего посылается в ответ на письмо-предложение.
- Приглашение. Посылается, чтобы пригласить желаемых участников мероприятия. Часто составляется на определенном бланке.
Требование и претензия
Такие письма направляются юрлицам или физлицам тогда, когда они не выполнили свои задачи или обязательства, или это было сделано не так, как было оговорено:
- Письмо-требование — направляется для стимуляции получателя выполнить свои обязательства, если есть предположение, что в процессе будут нарушения или если они уже возникли.
- Письмо-претензия — содержит заявку о том, что были не соблюдены основные положения договора, и отправитель требует компенсировать убытки.
Гарантия, подтверждение, рекомендация
Содержание этих писем понятно из их названий:
- Гарантия — это послание, которое становится подтверждением, что обязанности организации будут исполнены согласно договоренности. Они могут быть отправлены и физлицам, и юрлицам.
- Подтверждение — отправляется получателем с информацией о том, что важные бумаги или другие ценности были им получены. Такое же сообщение дается в ответ на приглашение на мероприятие.
- Рекомендация — отправляется физлицу для того, чтобы оно могло пройти обучение или получить рабочее место.
Этикетные письма
К этой категории относятся послания, которые выражают поздравления, соболезнования и т.п.
Рис. 4. Классификация официальной перепискиЭтикетными называют письма:
- Поздравление — отправляют в связи с радостным значимым событием;
- Благодарность — физлицу или юрлицу, чтобы сказать “спасибо” за услуги или действия;
- Соболезнующее — отправляется адресату в случае бедствия, гибели, ЧП с выражением соболезнований;
- Извинение — отправляется в случае неправильно выполненной услуги и т.п.
Практически для каждого вида письма есть утвержденная форма, требования к составу, содержанию, использование шаблонных фраз, норм обращений. Каждая организация обязана придерживаться этих правил.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия выступать от лица организации. Например, менеджер отдела продаж отправляет предложение о закупке партии товара со скидкой постоянному клиенту компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как его пишут от лица всей организации.
Деловое письмо вам может написать клиент, но более 70% покупателей предпочитают звонить в компанию. Подключите коллтрекинг Calltouch, чтобы понимать, какая реклама приносит звонки, а какая тратит бюджет. Также система записывает звонки клиентов и формирует их в отчеты по часам и дням, интегрируется с популярными сервисами и CRM. Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.
Коллтрекинг Calltouch
Тратьте бюджет только на ту рекламу,которая работает
- Коллтрекинг точно определяетисточник звонка с сайта
- Прослушивайте звонки в удобном журнале
Подробнее про коллтрекинг
Оформление делового письма
Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала
Не стоит пренебрегать такими аспектами:
Корректное заполнение темы письма
Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.
Цитирование
В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.
Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.
Учитывать всю полученную информацию
При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.
Собственная подпись – аналогия визитке
Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.
Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.
Почтовый адрес
Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.
Шрифт и интервалы
В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.
Особенности электронного делового письма
Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту
Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
«Важность письма». Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.
Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные)
В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.
Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.
В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.
В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.
Виды деловых писем: письмо-претензия
Сложности написания письма-претензии:
- Есть факт нарушения договоренностей
- Есть собственная эмоциональная «включенность»
- Есть необходимость что-то получить от адресата
- Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
- Есть необходимость выдержать позицию взаимного уважения и выигрыша (делового равноправия), показать свое отношение, продемонстрировать силу, но не «перегнуть палку»
Особенно важно учитывать в таких случаях правила делового письма
Образец письма-претензии
От кого: Мария
Кому: Андрей
Копия: Иван, Константин
Дата: Пн 03 Апр 2009 17:21:05
Тема: Официальное предупреждение
Важность: Высокая
Андрей,
ценя наше продуктивное взаимодействие и позитивное деловое общение с вашей компанией, тем не менее, вынуждена обратиться к Вам с этим письмом
Также вынуждена обратить Ваше внимание на то, что письмо носит характер официального предупреждения
1.На сегодняшний день имеет место систематическое несоблюдение вами сроков отправки документов (в файле № 1, прилагаемому к данному письму, перечислены:- документы, не высланные вами в срок по текущему месяцу; в файле № 2 — все случаи задержки вами документов за последние два квартала).
2. Данный факт является нарушением оговоренных и прописанных условий партнерства, закрепленных между нашими компаниями (см. п.3.2. Договора № 52 от 22.09.2008).
3. Систематическое несоблюдение ООО «Микс» сроков подачи документов является существенным нарушением установленного порядка взаимодействия. Это оборачивается сбоями в протекании отлаженных бизнес-процессов и ставит под угрозу их эффективность. Поэтому мы вынуждены вынести это официальное предупреждение и уведомить о следующем. При очередном повторении ситуации с несвоевременным предоставлением вами комплектов документации мы оставляем за собой право поднять вопрос о расторжении Договора о сотрудничестве ( в соответствии с п. 7.7 Договора № 52 от 22.09.2008).
Андрей, мы заинтересованы в совместной работе. Однако систематическое несоблюдение вами условий партнерства существенно осложняет работу и ставит под угрозу ее успешность.
Убедительно прошу Вас в срок до 5 апреля включительно выслать в мой адрес все документы, перечисленные мною в приложенном файле № 1.
Мария Менеджер по работе с партнерами
ООО «Макси»
Мария Петрова