Что такое ожидаемый результат проекта?

Ожидаемые результаты и перспективы (заключительная часть)

Здесь вы можете рассмотреть несколько вариантов развития событий относительно вашего бизнеса: от пессимистичного до оптимистичного.

Основываясь на предполагаемых финансовых показателях, обобщите весь материал бизнес-плана, взгляните на свой проект комплексно и непредвзято. Что вы видите? Понятен ли он вам? Если бы вы были инвестором и вам предложили вложить деньги в такое предприятие на основе данного бизнес-плана, согласились бы вы?

Если вы положительно ответили на эти вопросы, то поздравляю вас! У вас довольно большие шансы на успешный исход вашего дела.

Теперь, следуя этому плану начинайте действовать!

В следующей заключительной части, как и обещал, рассмотрим применение данной структуры бизнес-плана на примере открытия антикафе.

>> читать продолжение статьи (часть 3)

Как создать бизнес план самостоятельно и что для этого необходимо?

Перед тем, как оформить бизнес план необходимо предварительно оценить текущую ситуацию и поработать с информацией. Одной из признанных технологий для предварительного анализа перед составлением бизнес плана, в особенности для малого бизнеса, является SWOT-анализ, который структурирует всю информацию.

Что такое SWOT-анализ и как он используется в бизнес-плане? SWOT-анализ нужен для того, чтобы оценить внутренние и внешние ресурсы компании, составив объективную картину для бизнес-плана и состоит из следующих компонентов:

• Strengths – сильные стороны продукта или услуги, сюда, например, могут входить низкая себестоимость продукции, высокий профессионализм сотрудников, инновационный компонент продукции, привлекательная упаковка продукта или высокий уровень оказания услуги компании и др.
• Weakness – слабые стороны, к ним можно отнести такие факторы как отсутствие собственных торговых помещений, низкая узнаваемость бренда среди потенциальных покупателей и др.
• Opportunities – возможности в бизнесе подразумевают такие факторы, как внедрение новых материалов и технологий для производства продукта компании, получение дополнительного финансирования на проект и др.
• Threats – угрозы, для бизнеса это могут быть такие критерии, как экономическая и политическая обстановка в стране или регионе, особенности менталитета потребителей, уровень развития технологий на территории ведения бизнеса и др.

Организационный план

В данном разделе необходимо отразить ваши действия по организации бизнеса, разбитые на конкретные шаги со сроками реализации каждого этапа, ответственным лицом и ожидаемыми результатами.

Лучше всего это сделать в виде таблицы следующего вида:

№	Наименование этапа	Сроки реализации	Ответственный	Ожидаемые результаты и примечания
1
2
3
4
5

Здесь напишите, что нужно сделать в первую очередь, что во вторую и так далее.

Например, вы уже знаете, что располагаете базой потенциальных клиентов, и они готовы покупать у вас товары и услуги сразу поле того, как вы начнете свою деятельность.

В этом случае, одно из первых дел, которое вам необходимо сделать – это официально зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя, чтобы на законных основаниях вести свою деятельность и иметь возможность принимать оплату по безналичному расчету.

Вводная часть (резюме)

Цель данного раздела – произвести положительное впечатление на инвесторов и дать общую характеристику бизнес-плана в целом. Резюме не должно быть длинным, его оптимальный объем от 2-х до 4-х страниц.

Здесь должно быть только самое главное:

• Направление деятельности компании;
• Целевые рынки сбыта и место компании на них;
• Рентабельность и срок возврата инвестиций;
• Персонал и ответственные лица;
• Планируемые количественные и качественные показатели в результате работы по периодам.

Раздел «Резюме» при написании бизнес-плана должен дать ответы на 2 главных вопроса:

1. Что получат инвесторы при успешной реализации проекта?
2. Каковы шансы потерять капитал или его часть при неблагоприятном развитии событий?

Резюме стоит писать в самом конце, когда основная часть бизнес-плана уже написана. Как вы заметили, резюме содержит «выжимку» из разделов вашего бизнес-плана.

Пять советов по управлению ожидаемыми результатами проекта и их отслеживанию

1. Чётко формулируйте ожидаемые результаты

Прежде чем приступать к достижению ожидаемых результатов проекта, необходимо определиться с тем, что к ним относится. Старайтесь формулировать ожидаемые результаты проекта на этапе подготовки плана проекта и определения его задач. В этом случае у вашего коллектива будет чёткое представление о том, над чем он работает с самого начала проекта, а также понятная дорожная карта, указывающая, как вы собираетесь этого достичь.

Чтобы сформулировать ожидаемые результаты проекта, вначале задайте себе несколько вопросов:

• Чего вы пытаетесь достичь с помощью этого проекта?

• Что будет считаться «успехом» данного проекта?

• Какими являются наши ожидаемые результаты — внутренними или внешними?

• Какой конечный результат мы хотим получить для внешнего клиента или внутреннего коллектива?

2. Информируйте об ожидаемых результатах заинтересованных лиц

От знания ожидаемых результатов проекта не будет пользы без поддержки главных заинтересованных лиц. Обязательно эффективно и регулярно доводите информацию об ожидаемых результатах до сведения всех основных заинтересованных лиц, чтобы все были на одной волне

Если вы ещё этого не сделали, поделитесь с ними планом проекта, чтобы предоставить доступ к самой важной информации о нём

3. Координируйте работу с помощью инструментов визуального управления проектами

Чтобы достичь ожидаемых результатов проекта, необходимо эффективно отслеживать работу своего коллектива. Тогда вы будете точно знать, кто, что и к какому сроку делает. Для этого вам необходим центральный источник достоверной информации. С помощью программного обеспечения для управления проектами все ваши сотрудники получат возможность отслеживать и выполнять работу, точно зная, кто чем занимается и когда должен закончить. В такой системе можно поделиться задачей проекта, а также в реальном времени отслеживать работу коллектива.

Существует три основных типа визуального управления проектами:

Смотреть видео: «Четыре представления проектов в Asana»

4. Держите свой коллектив в курсе с помощью отчётов о ходе работ

Отчёт о статусе проекта — это оперативное обновление, содержащее информацию общего уровня о том, как идёт продвижение к ожидаемым результатам проекта. Такой документ позволяет свериться с коллективом, идёт ли достижение ожидаемых результатов по графику. В случае отставания можно скорректировать курс, пока ещё не поздно, вместо того чтобы судорожно пытаться получить ожидаемые результаты в авральном режиме в самом конце хронологии проекта.

Asana рекомендует рассылать отчёты раз в 1–2 недели, чтобы информировать коллектив о ходе выполнения задач и работе над ожидаемыми результатами проекта. Отчёты о статусе проекта также являются отличным способом поделиться общей картиной с заинтересованными лицами проекта, у которых может не быть возможности следить за повседневной работой по проекту.

Читать о том, как написать продуктивный отчёт о статусе проекта

Лучший способ публикации обновления статуса проекта — делать это в том же месте, где вы отслеживаете свою работу. Вместо того чтобы тратить время на ручной сбор данных из различных источников, подберите инструмент управления работой, который предлагает функции составления отчётов и просмотра статуса. С его помощью вы сможете одним щелчком мыши получать аналитические данные в реальном времени.

5. Измерьте успех по завершении проекта

Мы надеемся, что вы достигли всех ожидаемых результатов своего проекта. Но даже если это так, вам всё равно необходимо собрать все показатели и оценить успех проекта в целом. Может быть, вы добились желаемых результатов, но выбились из графика проекта? Или же справились с поставленными задачами легко и с запасом времени или ресурсов? Если вы работали над внешним ожидаемым результатом, какова была реакция внешних заинтересованных лиц. Уделите время подведению итогов вместе с проектной группой, чтобы учесть все полученные знания в следующий раз при формулировании ожидаемых результатов проекта и управлении ими.

Пять советов о том, как правильно сформулировать задачи проекта

Секрет подготовки правильных задач проекта заключается в том, чтобы они были понятными и полезными. Для этого можно воспользоваться методологией SMART. SMART означает, что задачи должны быть:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимыми

• Realistic — реалистичными

• Time-bound — ограниченными по времени

Полное руководство по этой методологии приведено в нашей статье о том, как ставить SMART цели.

1. Формулируйте задачи проекта в начале работы над ним

Чтобы использовать задачи проекта как инструмент, определяющий его результаты, следует сформулировать их в начале, а затем пользоваться ими при принятии решений в ходе реализации проекта. Как мы уже упоминали, задачи проекта являются ключевым элементом плана проекта, который также необходимо составить перед тем, как приступать к работе над проектом.

2. Привлекайте команду проекта к процессу постановки задач

Чем больше поддержки вы получите, тем более успешными будут задачи проекта. Заинтересованные стороны должны иметь чёткое понимание задач проекта, чтобы их подход к остальным элементам плана проекта и работе, происходящей в его рамках, был наиболее эффективным.

3. Создавайте короткие, но чётко сформулированные задачи проекта

Если вы впервые пишете задачи проекта, у вас может возникнуть соблазн внести в них все мелкие детали. Старайтесь сделать описание задачи как можно более коротким. Это должно быть заявление, которое определяет результаты проекта, состоящее из одного или двух предложений. Вся дополнительная информация, например бюджет проекта и список его заинтересованных сторон, будет изложена в плане проекта.

4. Задачи проекта должны быть вам подконтрольны

Здесь в игру вступает методология SMART, позволяющая создать чётко сформулированные, реалистичные и контролируемые задачи проекта. В состав этой структуры входит пять элементов:

• Specific — конкретные. Задача проекта должна иметь чёткую связь с проектом, которым занимается ваш коллектив. Избегайте слишком широких задач, которые напрямую не связаны с результатами проекта.

• Measurable — измеримые. После завершения проекта вам потребуется возможность оценить его и определить, был ли он успешным. В связи с этим задачи проекта должны быть легко измеримыми — это может изменение в процентах или определённое количество активов.

• Achievable — достижимые. Поставили ли вы задачи, которых действительно сможете достичь в рамках проекта? Этот вопрос связан с объёмом проекта — если объём проекта нереалистичен, то и задачи, скорее всего, также не будут реалистичными. Без достижимых целей проекта он может пострадать от разрастания объёма, задержек или переработок.

• Realistic — реалистичные. Формулируя задачи проекта, у вас должно быть общее представление об имеющихся ресурсах проекта. Убедитесь в том, что поставленные задачи можно выполнить за отведённое время, располагая ресурсами, которые выделены на проект.

• Time-bound — ограниченные по времени. Задачи проекта должны учитывать его хронологию. Обязательно примите в расчёт то количество времени, которое отведено для работы над проектом.

Ставить и достигать целей с помощью Asana

5. Сверяйтесь с задачами проекта в процессе его реализации

Сотрудники, которые понимают, какой вклад их работа вносит в развитие организации, в два раза более мотивированы. Чтобы поддерживать мотивацию команды и слаженность её работы, чаще сверяйтесь с задачами проекта и делитесь ими с сотрудниками. Внесите в отчёты о статусе проекта раздел, посвящённый задачам проекта. Сообщайте сотрудникам статус проекта: по плану, под угрозой или отстаёт от графика. Это позволит команде перенастроиться при необходимости и двигаться вперёд, следуя курсом наиболее эффективного выполнения задач проекта.

Описание товаров и услуг

Опишите здесь товары и услуги, которые планирует реализовывать ваша компания. Для этого проведите предварительную работу, в которую войдет:

• Описание основных товаров (услуг) компании и второстепенных;
• Фотосъемка вашей продукции;
• Определение портрета вашего идеального потребителя;
• Проведение анализа рынка на предмет наличия схожих товаров или услуг на вашем целевом рынке;
• Планирование организации сервиса (если того требует специфика вашей компании);
• Описание модели ценообразования. Сможете ли вы конкурировать с уже имеющимися компаниями вашего сегмента?;
• Составление единой подробной таблицы своих товаров (услуг) согласно вышеописанным параметрам.

Проведя такой анализ, вы будете четко представлять, что и для кого вы производите, а также понимать особенности вашей продукции и рынка сбыта.

Два типа ожидаемых результатов

Чтобы добиться ожидаемых результатов, важно знать, к какому типу они относятся. Это повлияет на то, как вы оформите и передадите результаты по завершении проекта

Существует два типа ожидаемых результатов, и тип проекта, над которым вы работаете, определяет тип ожидаемых результатов, к которым вы стремитесь.

Внешние ожидаемые результаты

Это, пожалуй, первое, что приходит на ум, когда вы слышите термин «ожидаемый результат». Внешние ожидаемые результаты — это всё, что вы производите для клиентов, например, продукт или новые функции, маркетинговая или социальная кампания, торговая презентация и т. п. Внешние ожидаемые результаты помогут вам завоевать или удержать свою клиентскую базу.

Внутренние ожидаемые результаты

Внутренний ожидаемый результат, как следует из названия — это то, что приносит пользу вашей компании, но не оказывает прямого влияния на клиентов. Сюда входят такие вещи, как обучающий курс для сотрудников компании или ежеквартальная бюджетная отчётность. Если конечным пользователем проекта является ваша компания, тогда вы, скорее всего, работаете над внутренним ожидаемым результатом.

Производственный план

Этот пункт бизнес-плана не обязателен для компаний, которые не планируют заниматься непосредственно производством. Данный раздел можно пропустить, если ваша компания собирается оказывать услуги или продавать товары, то есть заниматься торговлей.

Если же ваше предприятие планирует заниматься именно производством продукции, то в этом разделе вам нужно будет ответить на следующие вопросы:

• Сколько производственных мощностей вам понадобится для реализации производства (производственной линии)?
• В какой последовательности оборудование будет внедрено и подготовлено к работе?
• Какова предполагаемая динамика увеличения производства с течением времени?
• Как будет осуществляться доставка необходимых материалов к месту производства, и кто будет поставщиком сырья? Здесь необходимо описать вопросы логистики и охарактеризовать ваших поставщиков;
• Если ваше предприятие располагает какими-либо основными средствами или производственными мощностями, то как они будут состыкованы с вновь установленным оборудованием?
• Как будет выглядеть весь производственный процесс? Здесь желательно привести наглядную схему с пояснениями (ее можно вынести в приложение к бизнес-плану).

Примеры хороших и плохих задач проекта

Написать задачу проекта не просто, и у вас уйдёт некоторое время на то, чтобы формулировать их для ваших проектов. Это нормально! Изучите приведённые далее примеры хороших и плохих задач, которые помогут вам составить свои собственные.

Пример 1. Задача бизнес-проекта

Плохо. Обновить домашнюю страницу.

В этой задаче не хватает множества важных параметров. Хотя она измерима, достижима и реалистична, в ней нет конкретики и не заданы временные рамки. Когда должна быть опубликована обновлённая домашняя страница? Что именно нужно переделать?

Хорошо. Создать абсолютно новые материалы и текст для домашней страницы, основанные на четырёх историях успеха клиентов и примерах использования. Запустить обновлённую домашнюю страницу, упор на которой делается на ценности для клиентов, до конца 2 квартала.

Это хорошо сформулированная задача проекта. Она конкретная (создать абсолютно новые материалы и текст для домашней страницы), измеримая (запустить обновлённую домашнюю страницу, упор на которой делается на ценности для клиентов), достижимая и реалистичная (основанные на четырёх историях успеха и примерах использования), а также ограниченная по времени (до конца 2 квартала).

Пример 2. Цель некоммерческого проекта

Плохо. Повысить экологичность нашего производственного процесса на 5%

Хотя эта задача более конкретная, чем в предыдущем плохом примере, в ней всё равно не хватает нескольких важных параметров. Эта задача измерима (на 5%), но не конкретна и не ограничена по времени, так как мы не указали, что подразумевается под «экологичностью» и к какому времени нужно улучшить производственный процесс. В результате невозможно понять, является ли задача достижимой и реалистичной.

Хорошо. Сократить отходы производства на 5% и повысить использование переработанных материалов на 20% за следующие 12 недель.

Эта задача проекта основана на предыдущей, и теперь она стала конкретной. Эта задача также позволяет измерить достижение целей (на 5%… на 20%). Задача достаточно сложная, но то, что она ограничена по времени (за следующие 12 недель), делает её достижимой и реалистичной.

Попробовать Asana для некоммерческих организаций

Пример 3. Задача личного проекта

Плохо. Улучшить оценки работы

В это может быть сложно поверить, но большинство задач личных проектов не являются конкретными или измеримыми. Связано это с тем, что людям трудно использовать метрики успеха для себя. Но для того чтобы понимать, произошло ли развитие и добились ли мы своих целей, нужно ставить более чёткие задачи проектов.

Хорошо. Получить как минимум 4 из 5 баллов за оценку работы в марте и сентябре 2021 года.

Здесь мы видим задачу проекта, отвечающую всем условиям: она конкретна (получить минимум 4 из 5 баллов), измерима (4 из 5), достижима и реалистична (4 из 5 баллов даёт возможность учесть трудности, которые могут неожиданно возникнуть), а также ограничена по времени (в 2021 году).

Ставить и достигать целей с помощью Asana

Анализ рынка и маркетинговая стратегия

Бывало ли у вас так, что вы хотите запустить свой проект, а все мысли путаются, много непонятно? Думаю, что да

Особенно важно все четко сформулировать, когда вы планируете запустить коммерческий проект

Кто будет вашим покупателем и каково его место на рынке? Это необходимо знать.

Маркетинг – один из важнейших бизнес-процессов.

Он включает в себя анализ рыночной среды, конкурентов и вашей стратегии продвижения товара (услуги) в текущих условиях до конечного потребителя.

Чтобы максимально точно прописать маркетинговый раздел, ответьте на вопросы:

• В каких рыночных условиях будет работать ваша компания?
• Каких конкурентов можно выделить в вашей сфере?
• Какие методы продвижения используют ваши конкуренты и сможете ли вы продвигаться лучше?
• Какие инструменты продвижения вы планируете использовать? (возможно, это реклама, прямые продажи, мерчандайзинг, стимулирование сбыта и др.)
• Почему именно ваш товар (услугу) должен выбрать потребитель при прочих условиях? Обратитесь к описанию товара (услуги) из раздела бизнес-плана «описание товаров и услуг».
• Есть ли сезонность у вашего бизнеса и если да, то в какое время?

На все эти вопросы необходимо ответить письменно в данном разделе и логически связать эти ответы.

Например, вы занимаетесь продажами в секторе b-2-b (бизнес для бизнеса) и обнаружили, что конкурентов на вашем рынке много, а рекламный бюджет у вас ограничен. В этом случае, лучше сделать упор на прямые продажи (индивидуальную работу с клиентом), а не на имиджевую рекламу или раздачу флаеров на улице.

В конце обязательно составьте примерный план продаж по кварталам, чтобы понимать, какой объем выручки и чистой прибыли потенциально может приносить ваше предприятие.

Финансовый план (бюджет)

В этой части бизнес-плана вы составляете подробную смету, то есть планируете свои затраты до мелочей.

Это тоже лучше всего сделать в виде таблицы. Причем, у вас скорее всего будут единовременные затраты и периодические.

К единовременным затратам можно отнести покупку оборудования или помещения, рекламную вывеску и так далее.

В бухгалтерской терминологии такие долгоживущие активы предприятия называются еще основными средствами.

Пример таблицы единовременных затрат:

№	Наименование расхода	Количество (шт.)	Стоимость (руб.)	Сумма (руб.)
1	Лазерный принтер	1	5 000	5 000
2	Грузовой автомобиль	1	850 000	850 000
3	Стол письменный	3	4 000	12 000
Итого:	867 000

К периодическим затратам можно отнести расходные материалы, сырье, аренду, коммунальные платежи, заработную плату, покупку товара.

Это те расходы, которые вы несете часто, то есть периодически. В бухгалтерской терминологии такие быстро расходуемые активы предприятия называются еще оборотными средствами.

Пример таблицы периодических затрат:

№	Наименование расхода	Единица измерения	Стоимость (руб.)	Сумма (руб.)
1	Аренда помещения 30 кв. м.	1 мес.	30 000	30 000
2	Заработная плата работнику с учетом пенсионных отчислений	2 чел.	20 000	40 000
3	Бензин	100 л.	27	2 700
Итого:	72 700

После заполнения данных таблиц, вам нужно будет рассчитать точку безубыточности *

Например, если вы тратите на организацию бизнеса в совокупности 50 000 рублей в месяц с учетом амортизации оборудования *, а ваша наценка на единицу товара или услуги составляет 500 рублей, то вам необходимо продавать 100 единиц товара в месяц, чтобы не уйти в минус. Это и будет вашей точкой безубыточности.

Амортизация — перенос части стоимости оборудования на произведенный им товар или услугу.

То есть, если вы парикмахер и купили машинку для стрижки волос за 3 000 рублей, то с каждой стрижкой ее ценность будет уменьшаться вследствие ее износа. И стоимость такого износа будет входить в стоимость каждой стрижки при помощи данной машинки, например 5 рублей.

Не забудьте также включить в периодические затраты налоговые и пенсионные отчисления, тогда вы будете располагать реальной картиной с точки зрения затрат вашего бизнеса.