Содержание

Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2023

Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

Должность лица, разработавшего документ

Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

Отметка о наличии

Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма.

Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат. Состав реквизита:

1. номер, присвоенный сертификату ключа электронной подписи;
2. полные фамилия, имя и отчество владельца электронной подписи;
3. надпись «Документ подписан электронной подписью»;
4. срок действия сертификата (дата начала — дата окончания).

Новый ГОСТ по делопроизводству.

Единой государственной системы делопроизводства

Характерная особенность ЕГСД состоит в том, что она базируется на обобщении передовой теории и практики применения наиболее прогрессивных форм и методов работы с документами. Основные положения этой системы рассматриваются как первый этап совершенствования делопроизводства, базирующегося на основе разработанных нормативно-методических требований.

Дальнейшее научное развитие в нашей стране связано с разработкой систем информационного обеспечения автоматизированных систем управления в народном хозяйстве, включающего в качестве необходимого условия создание унифицированных документальных систем и процессов документирования управленческой деятельности и рационализацию документооборота, содействующих повышению эффективности управления. Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях наиболее полного изложения требований основных положений

Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	А.Г. Сергеева
12.04.2003

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, отметку о заверении удостоверяют печатью. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Реквизиты, размещаемые на служебном поле документа

27. Отметка об исполнителе документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В. А. Жуков

924 45 67

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка проставляется на первом листе документа внизу, ниже отметки об исполнителе в специально выделенной зоне, например:

В дело 01-05. Запрос направлен

05.08.2004 исх. № 132 С. Васильев

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

1  См.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. М., 1993. C. 2223.

2  См.: ПСЗ Российской империи. Собр. первое. T. 20, № 14392.

3  См.: Там же. Т. 21, № 24686.

4  Программа включала в себя: создание организационно-методического центра; разработку типового положения о делопроизводстве как обязательной государственной норме; разработку типовых положений и должностных инструкций; развертывание производства оргтехники; унификацию документации; создание системы обучения, подготовки и переподготовки кадров; создание всесоюзного НИИ (см.: Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. С. 117).

5  См.: СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 8293.

6  См.: СП СССР. 1958. № 14. Ст. 112.

7  См.: Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. Т. 2. М., 1973. С. 6.

8 См.: СП СССР. 1963. № 15. Ст. 159.

9 См.: Единая государственная система делопроизводства: (Основные положения) / Главархив СССР. М., 1974.

10 См.: Постановление Совета Министров СССР «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР» // СП СССР. 1980. № 10. Ст. 71.

11 См.: Козлов В.П. Российское архивное дело. М., 1999.

12 См.: Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. М., 2000. С. 8.

13 См.: СЗ РФ. 1995. № 8. Ст. 609.

14 См.: Российская газета. 1993. № 182, 21 сент.

15 См.: СЗ РФ 1996. № 28.

16 См.: Федеральный закон от 10.01.2002. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. 2002. 14 янв.

17 См.: Moderner Staat Moderne Verwaltung: Gemeinsame Geschaftsordnung der Bundesministerien. Berlin, 2000.

Управление записями

Государственный департамент ведет записи, касающиеся:

• Разработка и осуществление внешней политики США
• Управление и деятельность Государственного департамента и представительств США за рубежом
• Заявления от граждан США на получение паспорта США
• Запросы на получение визы от неграждан для въезда в США
• Консульская помощь, оказываемая гражданам США за границей
• Действующие и бывшие сотрудники Государственного департамента

Как правило, постоянные записи 25 лет и старше, паспорта до 1925 г. и визовые записи до 1940 г. являются собственностью
Национальное управление архивов и документации (NARA)

Для получения дополнительной информации об организации и ответственности Государственного департамента см.
Организация отдела.

Управление Департамента государственных архивов

В соответствии с Федеральным законом о архивах и отраженным в 5 FAM 400, Департамент должен создавать и хранить записи, содержащие адекватную и надлежащую документацию об организации, функциях, политике, решениях, процедурах и основных операциях или операциях Департамента и посольств США. Консульства и миссии за границей.

Записи Государственного департамента организованы в три основных серии файлов:

1. Центральный файл внешней политики — содержит все телеграммы, отправленные или полученные Государственным департаментом, а также избранные внутренние меморандумы, письменную корреспонденцию, дипломатические ноты, запросы Конгресса, протоколы переговоров и документы из других агентств.
2. Почтовые файлы — записи посольств, консульств и других дипломатических миссий США за рубежом.
3. Файлы лотов — наборы записей, созданные офисами Государственного департамента.

Графики размещения записей

Графики утилизации документов документируют основные серии документов (включая электронные документы), относящиеся к деятельности каждого офиса, определяют временные и постоянные документы и содержат обязательные инструкции по хранению и уничтожению (изъятию из обращения или уничтожению) каждого ряда документов на основе их временных или постоянный статус. Все графики размещения документов утверждаются Архивариусом США, Национальным управлением архивов и документации. (НАРА)

Посмотреть графики размещения записей »

Жизнь документа

Узнайте больше об этапах, через которые проходят документы Государственного департамента, прежде чем они будут уничтожены или переданы в NARA.

Расписания записей, общие для всех государственных учреждений, см.
Общие расписания записей NARA.

Узнайте о жизненном цикле документа »

Департамент крупных информационных систем штата

Административно-бюджетное управление определяет основные информационные системы как информационную систему, которая требует особого внимания со стороны руководства из-за ее важности для миссии агентства; его высокие затраты на разработку, эксплуатацию или техническое обслуживание; или его значительная роль в управлении программами агентства, финансами, имуществом или другими ресурсами.

Основные информационные системы »

Политика и процедуры управления записями

Для получения дополнительной информации о политике и процедурах ведения документации Государственного департамента, пожалуйста, обратитесь к нашему Руководству по иностранным делам,
5 ФАМ 400
, и наш Справочник по иностранным делам,
5 ФАГ 4.

Дополнительную информацию о политике Государственного департамента в отношении засекречивания, рассекречивания и защиты информации см. в нашем Руководстве по иностранным делам,
12 ФАМ 500.

Financial-Helper.RU

Единая государственная система делопроизводства (ЕДСД) — система документационного обеспечения управленческой деятельности, которая определяет типовые процессы документирования и организации работы с документами.

Это также научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, которые определяют и регламентируют делопроизводственные процессы.

Положение Единой государственной системы делопроизводства, правила их применения определены в инструкциях по делопроизводству. Создана система нормативной документации по делопроизводству на разных уровнях: общегосударственном, отраслевом и на уровне отдельного учреждения.

Все это закреплено постановлением Кабинета Министров

. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства определяют правила документирования организационно-распорядительных документов (ОРД) и работы с ними. На остальные документации (плановую, статистическую, бухгалтерскую, кадровую и т.п.) основные положения Единой государственной системы делопроизводства распространено об общих принципах работы с документами и подготовки их для передачи в архив.

Некоторые положения Единой государственной системы делопроизводства носят обязательный характер, другие — рекомендательный характер.

Оттиск печати.

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится оттиск печати организации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Печати подразделяют на гербовые и простые.

Печати с изображением российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полномочиями, например, частные нотариальные конторы. С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности: «НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ «ПЕЧАТИ МАСТИЧНЫЕ УДОСТОВЕРИТЕЛЬНЫЕ. Форма, размеры и технические требования»» (http://www.gosreglament.ru). Согласно новым правилам гербовая печать увеличится в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней появятся дополнительные надписи.

В печати указываются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации. Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что позволяет получать более четкие оттиски.

Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не будут иметь юридической силы.

В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя, местонахождение, словосочетание: «индивидуальный предприниматель», ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.

Примерный вид новых печатей представлен на рисунках.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать

•  Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т. д.).
•  Архивная копия.
•  Архивная справка.
•  Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
•  Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т. д.).
•  Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).
•  Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
•  Командировочные удостоверения.
•  Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
•  Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
•  Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные: платежные — сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т. д.).
•  Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д.).
•  Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).
•  Сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т. д.).
•  Соглашения.
•  Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).
•  Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
•  Титульные списки.
•  Удостоверения.
•  Штатные расписания.

Приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Отметка размещается через три интервала от левого поля документа. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются пробелом в полтора интервала.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/127 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251

Приложения печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.