Ведомственный архив
Ведомственный архив принимает на хранение дела от канцелярии учреждения или структурных подразделений, а также от подчиненных организаций и предприятий, если это установлено положением об архцве или приказом руководителя учреждения. В архив сдают дела профсоюзной и других общественных организаций: группы народного контроля, первичной организации ДОСААФ и др. Документы партийной и комсомольской организаций в архив учреждения не передают.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного ( свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям.
В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии сотрудника бухгалтерии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.
Основные правила работы ведомственных архивов: Правила условно можно разделить на две части.
Если в организации есть ведомственный архив, бухгалтерия как структурное подразделение должна представить в ведомственный архив опись дел через год после завершения дел в делопроизводстве.
Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом проект номенклатуры дел ( род.
Кодификационные тематические карточки могут использоваться ведомственным архивом для организации поиска документов по вопросам.
Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив ( архив фирмы) технологически не отличается от аналогичной работы с делами открытого доступа.
В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом ( ответственный за архив) — секретарь комиссии, представитель делопроизводственной службы министерства, ведомства, представитель соответствующего архивного учреждения.
Такой специалист предназначен для работы в государственных и ведомственных архивах. Наряду с историческими дисциплинами он должен хорошо знать теорию и практику архивного дела, современные методы архивной работы, в том числе информационно-поисковые системы, и уметь их использовать в своей работе, включая автоматизированные системы, действующие на базе электронно-вычислительной техники. Так что бытующее у некоторых представление об архивариусе как специалисте с очками на носу и пыльной книгой в руке очень далеко от действительности.
Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются.
На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.
На основе описей дел бухгалтерии и других структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.
Основные задачи и функции ведомственного архива
Основными задачами ведомственного архива являются Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 — М., 2002.:
ь комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
ь обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;
ь осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.
Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:
· Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;
· Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;
· Составляет научно — справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно — справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;
· Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
· Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;
· Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;
· Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;
· Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;
· Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально — правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
· Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях — источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);
· Участвует в разработке нормативно — методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
· Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций — источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).
Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:
— Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;
— Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.
Электронный архив ДатаБокс
Ведомственные архивы создаются преимущественно в форме традиционных архивов и не ориентированы на работу с электронными формами документов, что снижает уровень их востребованности даже внутри организации. Рассмотрим в качестве примера систему электронного архива ДатаБокс.
Электронный архив ДатаБокс – современное, удобное и эффективное средство организации надежного централизованного хранения всех документов компании и регулируемого доступа к ним.
Электронный архив ДатаБокс может использоваться как для ведения классического архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации, так и для передачи на аутсорсинг работы с архивами.
В этой связи ДатаБокс различает три вида архивов:
- i-Архив – интеллектуальный архив для профессионального управления документацией фирмы. Сотрудники ОСГ доставляют документы из офиса фирмы в современный Архив, регистрируют и размещают для профессионального хранения. i-Архив поможет получить такие классические услуги, как архивная обработка, илитакие современные, как сканирование и е-Архив;
- е-Архив – профессиональная система по управлению электронной документацией. е-Архив обеспечивает защищённый доступ к документированной информации надёжно и быстро. Оцифрованные документы хранятся в е-Архиве, и фирма находит нужную ей для работы электронную копию документа. Физически документ находится на хранении в Архиве ОСГ;
- IT-Архив — защита данных. Комплекс услуг дополняет IT-Архив. IT-Архив используется как часть BCP и DRP. Фирма может восстанавливать информацию и рабочие процессы компании с IT-Архивом быстрее, чем при любом другом сценарии. Алгоритм симметричного шифрования в момент копирования данных шифрует их и в зашифрованном виде передает в Дата Центр. Данные гарантированно защищены.
Система электронного архива ДатаБокс обеспечивает решение следующих задач:
- хранение документов организации-партнера
- защита документов
- различные уровни доступа сотрудников к документам организации
- возможность создания картотек любых объектов
- безопасный доступ к документам из любой точки мира
- автоматизация архивного дела организации в соответствии со всеми принятыми стандартами
Система ДатаБокс обеспечивает высокую надежность хранения документов и высокую степень защищенности от несанкционированного доступа к информации, как извне, так и со стороны собственных сотрудников организаций. Система ДатаБокс позволяет работать с юридически значимыми электронными цифровыми подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10-2012, а также защищать информацию средствами, прошедшими сертификацию FIPS.
Архив ДатаБокс позволяет полностью автоматизировать архивное дело в организации. Он позволяет организовать быстрый поточный ввод бумажных документов со сканера, используя современные методы автоматического распознавания атрибутов документов. Поддерживается автоматизация всех аспектов ввода документов в архив, включая их автоматическое именование, нумерацию и размещение. Документы могут добавляться в архив как в автоматическом режиме, так и в режиме проверки документов оператором.
Описи для ведомственного архива
Если организации не требуется сдавать документацию на государственное хранение, достаточно подготовить два экземпляра описи: один для ведомственного архива, второй — контрольный экземпляр, который хранится в структурном подразделении. В иных случаях подготовка и передача дел в ведомственный архив подразумевает подготовку трех экземпляров описи, где третий экземпляр готовится для государственного архива. В ведомственный архив надлежит передавать дела либо длительного хранения, либо постоянного хранения. Также передаются дела по личному составу — только по описям. Что касается дел временного хранения, то передавать их в ведомственный архив нет необходимости — по прошествии срока хранения подобной документации необходимо подготовить акт об уничтожении документов.
Помощь профессионалов в вопросе подготовки и передачи дел
Выше перечислены далеко не все нюансы, которые необходимо знать при подготовке и передаче дел в ведомственный архив. Но и приведенных примеров вполне достаточно для того, чтобы убедиться — помощь профессионалов в данном вопросе будет просто неоценима. Если Вас интересует грамотная подготовка и передача дел в ведомственный архив, обращайтесь к специалистам «Архив Гарант» — вы останетесь довольны сделанным выбором. По всем вопросам обращайтесь по телефону: 8 (495) 233-73-92 или отправьте запрос на [email protected]