Основные этапы создания проекта

Этапы процессов организации исполнения

Процессы организации исполнения проекта находятся исключительно в зоне управленческих компетенций PM. Постановка задач, координация и оперативное реагирование, проявление качеств лидера и командного вдохновителя – все это должно выполняться на этапах данной группы процессов. Представим себе пример инвестиционного проекта по разработке и выводу на рынок новой услуги в компании, действующей на рынке B2С. Типовой состав этапов процессов организации будет включать следующее.

Набор команды проекта. На этом этапе предстоит привлечь специалистов, владеющих технологией новой услуги. Следует решить вопрос о том, смогут ли эти люди стать лидерами инноваций, повести других за собой. Главное, чтобы в результате работы знания и навыки были распространены профессионалом по кругу исполнителей

Важно проработать вовлечение всех участников команды: систему мотивации, загруженность, распределение ролей и ответственности.

Выбор поставщиков. Данный этап связан с потребностью формирования лучших рыночных и организационных условий для выполнения работ внешними подрядчиками и поставщиками

Часто используются инструменты конкурсного производства для отбора поставщиков на основе тендеров.

Обеспечение надлежащего качества работ. В нашем примере этап состоит в том, чтобы установить параметры, определяющие понятие качества оказания услуги. Обязательно разрабатываются технологические требования к процедуре услуги, стандарт производства и коммуникаций с клиентами. Эти стандарты включаются в систему обучения персонала и аудита выполнения процедур.

Обеспечение координации работ и исполнителей. Этап своей целью имеет обеспечение четкого взаимодействия участников за счет установленных приоритетов задач, согласований с функциональными руководителями, качественной информационной поддержки команды.

Отладка управления ожиданиями заинтересованных сторон. Предполагается владение PM ценностными ориентациями и интересами стейкхолдеров проекта, построение эффективной модели коммуникаций с ними.

Организация развития команды. Процедура делится на выполнение формальных управленческих задач и неформальных лидерских позиций: сплочения команды, укрепления духа коллективизма, товарищества и т.д.

Организация распределения информации. Распределение и движение информации по адресатам в проекте должно быть организовано в принудительном, гарантированном режиме.

В настоящей статье мы разобрали понятие и содержание ключевых этапов основных процессов управления проектом. Сама природа и сущность этапа как объекта управления входит в противоречие с проектной действительностью. На мой взгляд, более верно говорить не об этапах, а о подпроцессах процессов управления. Причина этого состоит том, что процедуры управления носят растянутый, порой не диагностируемый по последовательности характер. В этих условиях выделить этап как отдельную часть проектного пути сложно. Во всяком случае, логика института PMI при разработке стандарта, сделавшего ставку на процессы, стала более очевидна.

Советы по подготовке раздела «Этапы работы над проектом» во Введении

В том случае если раздел «Этапы работы над проектом» не заявлен в требованиях к «Введению», его добавлять не следует, во всех остальных случаях для облегчения и правильного выполнения следует:

1. Посмотреть требования положения (методического пособия), во многих из них при наличии требований об указании раздела «Этапы работы над проектом» представлены этапы с описанием того, что необходимо выполнить на каждом этапе.
2. Указывайте на каждом этапе только то, что было сделано – не следует просто копировать этапы выполнения с положения (методического пособия), а также использовать чужие наработки, в том числе и примеры, представленные выше, так как каждая работа имеет сои особенности, и каждый выполняет её по-своему, соответственно, проведённые работы на каждом этапе будут иметь отличия.
3. Описывайте только то, что делали – не следует указывать те работы (действия), которые не осуществлялись при выполнении работы.
4. Следует указывать только основные работы (действия) – не следует описывать каждое действие (если этого не требуется), следует группировать работы:

Не рекомендуется писать: ходил(а) в библиотеку, где просмотрел(а) 36 книг, 10 журналов, далее собирал(а) информацию в интернете, для этого посещал(а) следующие сайты: , после чего 10 дней обрабатывал(а) собранную информацию.

Желательно (правильнее) обобщить действия по сбору информации: была собрана информация с привлечением различных источников или была собрана информация с привлечением источников библиотеки и сети интернет.

В данный раздел не включаются таблицы, рисунки, диаграммы – только текстовая информация, при этом на текст сноски не ставятся (раздел представляет описание проведённых работ и выполняется индивидуально без привлечения информационных источников).
Работа над проектом начинается с выбора темы и заканчиваются защитой проекта, поэтому в большинстве случаев выбор темы – это начальный этап, а защита – конечный.

Из чего состоит проект

Понятие проекта гораздо шире идеи или цели. Это – набор определённых действий, в результате последовательного выполнения которых получается готовый продукт. Отличительные особенности проекта:

• У него есть начало и конец.
• Он состоит из сложных заданий, которые выполняются в определённом порядке.
• Его результатом является абсолютно новый, ранее не существовавший продукт или результат, который можно представить заказчику.
• Для его реализации необходим определённый набор ресурсов.
• Его бюджет и ресурсы ограничены.
• В его реализации принимает участие большое количество людей.

Задачи в рамках проекта выполняются ответственным исполнителем или группой исполнителей по списку, задающему последовательность действий. Несколько проектов могут объединяться в программы. В качестве примера можно привести космическую программу США, включающую несколько крупномасштабных проектов, в том числе, Challenger.

Жизненным циклом проекта называют последовательно сменяющие друг друга этапы, в ходе которых совершаются определённые действия, преобразующие идею в конкретный результат. Получив знания об этих процессах, команда, работающая над проектом, получает возможность действовать рационально и осознанно. Благодаря этому:

• Работа над проектом будет структурированной, организованной и эффективной.
• Задачи в рамках проекта можно отслеживать на каждом этапе.
• Проект быстрее завершится, так как все непредвиденные препятствия будут минимизированы в ходе предварительного и текущего планирования.

Используя преимущества концепции жизненного цикла проекта, можно избежать расходования денег впустую, на задачи, не соответствующие изначальным целям.

Оформление проекта

Оформление проекта — это создание текстового документа, в котором будут описаны все этапы работы над проектом, указаны цель, задачи, обоснована актуальность, написаны выводы. В текст проекта не обязательно включать много текста, большую его часть можно заменить картинками: графиками, скриншотами, фотографиями. Это, во-первых, упрощает написание текста проекта, и во-вторых, отлично его иллюстрирует и доказывает то, что вы сами его сделали.

В некоторых школах и на конкурсах от авторов требуют наличия фотографий того, как они работают над своим проектом.

В какой программе оформить проект?

Microsoft WORD — это часть пакета Microsoft Office и сама популярная программа для работы с с текстом. Но она коммерческая, и поэтому поэтому может быть и не установлена на вашем компьютере.

Что же делать в этом случае? Вариантов, на самом деле, много. Есть немало программ и сервисов, которые позволяю работать с текстом точно так же, как и WORD. И, кстати, в государственных учреждениях зачастую установлен не MicrosoftWORD, с его бесплатные аналоги. Это уже давно является чем-то вроде корпоративного стандарта.

Итак, бесплатные аналоги Microsoft Office:

1. LibreOffice (https://ru.libreoffice.org).
2. OpenOffice.org (https://www.openoffice.org/ru/).
3. Сервис Google Документы (https://docs.google.com/document).

Требования к оформлению

Если вы будете представлять проект на какой-нибудь конкурс, то требования к оформлению будут содержаться в Информационном сообщении этого мероприятия. Ничего выдумывать не надо: оформите так, как просят Организаторы конкурса или конференции.

Если проект готовится для защиты в школе, то требования вам может озвучить учитель. Спросите об этом вашего классного руководителя, так как в школе, скорее всего, есть специальный локальный акт, в котором всё это описано.

Если правила оформления вам не выдали или они оставлены на ваше усмотрение, то воспользуйтесь требованиями к созданию документов из ГОСТ Р 7.0.97-2016:

1. Страницы должны быть пронумерованы, начиная со второй. Таким образом, титульный лист нумеровать не надо. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
2. Используйте свободно распространяемые бесплатные шрифты. Например, Times New Roman. Допустимые размеры шрифта: 12, 13, 14 (оптимально). В таблицах можно использовать шрифты меньших размеров.
3. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
4. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом 1,25 см или по центру.
5. Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала.
6. Интервал между буквами в словах — обычный.
7. Интервал между словами — один пробел.
8. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Этапы процессов инициации и завершения

Мы с вами исследуем процедуры регулярного управления проектами, принимая за основу достаточно высокую планку их развития в компании. Это вполне оправдано. Какой смысл детально описывать этапы каждого из процессов для небольшого по масштабам проекта? Как говорится, «бери и делай!». Другой вопрос, когда проекты включают сложные по реализации элементы, а масштаб решаемых задач значительный. Любой проект начинается с процедур инициации, этапы данной группы процессов следующие.

1. Формирование инициативного предложения по проекту.
2. Разработка бизнес-плана, ТЭО, концепции проекта.
3. Принятие решения о необходимости выполнить проект.
4. Назначение куратора.
5. Уточнение и детализация целей, границ проекта и его результатов.
6. Выяснение ограничений и дополнительных требований.
7. Разработка черновой версии организационной структуры мероприятия.
8. Составление черновой версии устава и издание приказа о старте проекта и назначении PM.
9. Чистовое описание проектного продукта.
10. Проработка ограничений, требований и рисков реализации.
11. Прояснение интересов и ожиданий участников.
12. Выработка показателей и КФУ проекта.
13. Уточнение необходимого состава процессов управления.
14. Формирование укрупненного плана работ.
15. Согласование и утверждение итоговой версии устава и укрупненного плана.

В настоящем разделе мы исследуем процессы инициации и завершения, которые имеют несколько схожих черт. Основными задачами инициации являются однозначное определение проекта и формулирование его целей, результатов, установление заинтересованных сторон и их ожиданий. Инициация выполняется на старте проекта и в начале каждой из его фаз.

Проект рано или поздно завершается, и очень важно грамотно его «припарковать». Помимо закрытия проекта по факту его успешной реализации данные процедуры могут быть выполнены на каждой фазе мероприятия, когда принимается решение о досрочном прекращении работ

Помимо процесса закрытия проекта или его фазы к данной группе относится также и процесс, связанный с процедурой извлечения уроков и приращения опыта. Процедуры закрытия включают следующие основные этапы.

1. Передача результатов заказчику, ввод в эксплуатацию.
2. Подготовка финального отчета и обмен финансово-учетными документами.
3. Архивирование документации проекта.
4. Закрытие проекта приказом по компании.

Работа по извлечению уроков – весьма интересный и полезный процесс. Сюда включаются: презентации для проектного комитета и для других менеджеров компании, анализ и документирование выводов по успехам, проблемам и ошибкам проекта. На итоговом совещании выводы озвучиваются и принимаются рекомендации, подлежащие последующему исполнению.

Этапы процессов планирования

Процессы планирования проекта начинаются от момента запуска проекта и реализуются вплоть до завершающих стадий. Это многократные процедуры, реализуемые на каждой фазе решения проектной задачи. Целями этих процессов являются: детальная разработка содержания, выработка плана действий по управлению проектом и составление календарного расписания работ. Визуальная поэтапная модель процессов планирования предлагается вашему вниманию далее.

Последовательность этапов процессов планирования

Рассмотрим основные этапы создания планов проекта.

1. Планирование целей и границ проекта. Этот этап также называется определением содержания (продукта как предмета планируемого мероприятия и требований к нему). Результатами этапа являются концепция, ТЭО, ТЗ и проектно-сметная документация.
2. Разработка структуры проекта. В наиболее полном варианте в этап входит создание деревьев целей, задач, организационной структуры, плана по вехам, начало разработки иерархической структуры работ (ИСР) и структуры потребляемых ресурсов.
3. Определение (уточнение) состава работ. Целью этого этапа является представление всей совокупности операций, необходимых для того, чтобы возник продукт, и цели проектной реализации были достигнуты. Среди инструментов этапа выделяется ИСР, наилучшим образом подходящая для создания такого представления.
4. Определение состава потребляемых ресурсов. Предыдущие два этапа подготавливают почву для оценки потребности в ресурсах трех видов: расходуемых, возобновляемых и финансовых. Человеческие ресурсы, основные средства относятся к возобновляемым, материалы и комплектующие – к расходным ресурсам.
5. Определение последовательности работ. Данный этап позволяет выстроить логику взаимосвязей операций. Ключевым инструментом этапа выступает сетевая модель проекта.
6. Оценка продолжительности операций. В ходе этапа выполняется параметрическая оценка, оценка длительности по аналогам, оценка предложений исполнителей, экспертная оценка и т.п.
7. Оценка затрат на выполнение работ. Целью данного этапа является уточнение стоимостных характеристик проектных задач с учетом объемов задействованных ресурсов, включая временные возможности и финансовые средства.
8. Идентификация рисков и планирование их минимизации. Этап включает в себя почти полный комплекс мероприятий по управлению рисками: идентификацию, оценку, выработку стратегии и тактики регулирования и, наконец, создание плана защитных мероприятий.
9. Календарное планирование проекта.
10. Подготовка бюджета проекта.
11. Выполнение вспомогательных планировочных мероприятий. В настоящий этап включается разработка планов поставок, коммуникаций и других обеспечительных планов. Помимо прочего выполняется организационное планирование, утверждается матрица ответственности, планируется привлечение, назначение персонала и его расстановка.
12. Сбор сводного плана.

Перспективы применения ПО в сфере управления проектами

Учитывая сложность управления проектами, отслеживать все процессы вручную достаточно проблемно. На помощь приходят современные цифровые технологии. Для планирования и мониторинга его процессов разумно использовать соответствующее программное обеспечение. Благодаря его применению повышаются шансы на успех, снимается нагрузка на менеджеров. Среди преимуществ автоматизации управления проектами стоит отметить:

Повышение прозрачности и наглядности работы.
Детальное пояснение ролей и обязанностей каждого участника.
Упрощение практической работы благодаря назначению задач исполнителям.
Организацию эффективных коммуникаций, устраняющих риск потери важной информации.

Приложение ЛидерТаск – программа для управления проектами

ЛидерТаск – инновационный инструмент для управления проектами, выполненный в виде мультиплатформенного планировщика задач с возможностью обмена данными между устройствами и участниками проекта. Помогает организовать работу в команде, создавать задачи для исполнителей и контролировать их исполнение на каждом этапе работы над проектом.

Экономит время, обеспечивает систематизацию и надёжное хранение информации в одном месте с возможностью доступа к задачам и организации совместного контроля над процессом. Поддерживает Agile-методологию управления проектами. Имеет функции электронного органайзера, таск-менеджера и планировщика задач.

Программа удобна для ежедневного и стратегического планирования, ведения персональных и групповых проектов с задачами, разбивающимися на отдельные подзадачи. Функционирует на всех цифровых платформах. Позволяет организовать эффективную работу над проектом, как в офисе, так и в дистанционном режиме.

Что такое проект и проектная деятельность

Образовательная деятельность школ регулируется Федеральными государственными образовательными стандартами (ФГОС). В этих стандартах введено такое понятие как проектная деятельность.

Проектная деятельность — это не каприз учителя, это требование Минобрнауки.

Проектная деятельность — это самостоятельная деятельность, направленная на достижение определённого результата, цели или решение какой-либо проблемы (научной, личностной или социальной).

Проект — это то, что предпринимается для создания и получения нового продукта/результата или решения проблемы.

Проекты могут быть совершенно разных направленностей: от творческих до исследовательских:

Цели проектной деятельности

1. Формирование у школьников основ исследовательской и проектной деятельности и навыков разработки, реализации и общественной презентации результатов проекта.
2. Овладение приёмами сотрудничества и взаимодействия со школьниками и взрослыми в совместной проектной деятельности.
3. Формирование умения планировать исследование или проектную работу с учётом поставленной цели: формулировать проблему, гипотезу, ставить задачи исследования, выбирать методы, делать выводы по результатам проведённой работы.

Особенности проектной деятельности

Проект ограничен во времени: у него есть начало и конец. Работа над проектом происходит в несколько этапов. И время, и этапы определяются ещё до начала работы над проектом, во время его планирования.

В результате проекта должен быть создан новый продукт или выполнено исследование научной проблемы

От того, какой продукт вы хотите создать в результате проекта, будет зависеть количество этапов проекта. Но общий ход работы над проектом будет для всех одинаковый:

Этапы выполнения проекта

Шаг «Реализация задач и создание продукта» будет зависеть от конкретного проекта и может содержать неограниченное число этапов.

Содержание каждого этапа может меняться в процессе работы над проектом. Это нормально. Почему? Потому что что-то может пойти не так, могут измениться условия, вы можете узнать что-то новое, чего раньше не знали и пр. Всё как во взрослой жизни. Поэтому корректируем курс и идём дальше к поставленной цели!

Актуальность, цель, задачи и гипотеза проекта

Об актуальности, цели, задачах и гипотезе вы будете писать в тексте проекта и рассказывать на его защите.

Актуальность — это важность проекта для настоящего времени. Если проект не актуален, не важен, то и делать его не стоит

Актуальность можно рассматривать как набор некоторых проблем, которые существуют в обществе или у какой-то группы людей (например, одноклассников, учителей, родителей), и которые нужно решить. Просто написать «тема актуальна, потому что лично мне интересна» — неправильно. Актуальность придётся раскрыть, доказать.

Например, для темы «Компьютерные игры: польза или вред» актуальность можно описать следующим образом:

Мои друзья владеют больше чем одним гаджетом. В основном, это смартфон и ноутбук. Кроме этого, у многих дома есть ещё и приставка для видеоигр. Все эти устройства становятся доступнее, поэтому в семьях их появляется всё больше. Но так ли это безопасно — надолго погружаться в виртуальную реальность? Об этом моё исследование.

Лайфхак: чтобы доказать актуальность проекта, воспользуйтесь сервисом https://wordstat.yandex.ru. На этом сервисе показывается статистика запросов пользователей на Яндексе. Чем больше люди что-то ищут, тем это актуальнее. В проект можно включить скриншоты из этого сервиса.

Цель — это глобальный результат, который хочется достичь в проекте. Например, «информирование школьников (или одноклассников) о пользе и вреде компьютерных игр», «повышение грамотности одноклассников в области звонких и глухих согласных».

Чтобы сформулировать актуальность и цель, ответьте на вопросы «Почему ты это делаешь?» (актуальность) и «Чего ты этим хочешь добиться?» (цель). Не надо придумывать лишних и непонятных слов, пишите так, как есть.

Задачи — это те действия, которые нужно предпринять для достижения поставленной цели. Здесь вы должны перечислить этапы работы над проектом от изучения литературы до получения продукта.

Гипотеза — это предположение, допущение, истинное значение которого неопределенно. Гипотеза строится не для всех проектов, а только для научно-исследовательского характера, и то не всегда.

Определение понятий

Те из нас, кто имеет определенный опыт управления проектами или хотя-бы небольшой теоретический задел, знакомы с рядом явлений, которые менеджер использует, чтобы представить жизненный цикл инвестиционной задачи и спланировать ее решение. Список этих категорий на первый взгляд прост, в его составе:

• фаза жизненного цикла;
• веха;
• стадия;
• этап;
• процесс управления.

Предложенные понятия в практике часто используют как синонимы. И если поискать в источниках, то есть вероятность обнаружить, что и словари «грешат» круговыми определениями данных философско-прикладных категорий. Можно заметить и в научной литературе, что «фаза – это стадия», «стадия – это этап» и даже веха определяется как некий этап пути. Как же быть, ведь нам нужно оперировать точным восприятием явлений?

Я предлагаю выполнить процедуру, которую мы уже однажды делали с категориями проектных задач, целей и проблем. Усилим здравое разумение и посмотрим на представленные выше понятия с позиции обычного эмпирического опыта. Ниже показана таблица, в столбиках которой проставлены исследуемые категории, а в табличной части мы будем помещать определения, образы, примеры, которые соответствуют им. Начнем с понятия «фаза». В чем состоит суть данного понятия? Чем его можно охарактеризовать, какими отличительными качествами?

Состав отличительных качеств базовых понятий проектирования

Фазам проектной реализации посвящена статья на тему жизненного цикла проектной задачи. Эмпирически больше всего я воспринимаю фазу как длящееся и выраженное состояние выполнения проекта, например, фаза разработки или фаза завершения. Этих положений у проектной задачи несколько, и они всегда повторяются, хотим мы этого или нет. Принципов разбиения проекта на фазы может быть несколько, но подход к их формулированию един – с позиции длящегося состояния.

Вариант разбиения проекта на фазы с позиции перехода ответственности от PM

Вариант разбиения проекта на фазы с позиции ЖЦ проекта

Выше в качестве иллюстрации приведен пример двух схем фазовой разбивки проекта. С точки зрения ЖЦ фазы проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. По временной шкале они представляют собой событийные точки. Фазы проекта делятся на стадии – восходящие периоды развития, отделяющие собой качественные состояния фазы. Например, стадия принятия решения о старте проекта или стадия формирования проектной команды. Более динамической категорией, чем фазы и стадии, являются процессы управления, имеющие следующие черты:

• представляют собой последовательность работ;
• связаны с управлением, основаны на регламентирующей базе;
• могут относиться к проекту в целом или к отдельной его фазе.

Этапы же являются частями процессов управления, включающих в себя однородные по сути составы работ. Таким образом, этап – это динамическая категория, которая может повторяться на каждой фазе проекта. Например, этап анализа. В небольших проектах этапы, фазы и стадии действительно сливаются в синонимы. В крупных мероприятиях этапы наиболее выражены в процессах инициации, завершения, планирования и организации исполнения.