Система управления в организации

Процесс управления в организации

Процесс управления — это определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путём преобразования ресурсов на входе в продукцию или услуги на выходе системы.

Процесс управления — это совокупность действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.

Все процессы управления делятся на две группы:

постоянные процессы — представляют собой функциональные области человеческой деятельности по достижению текущих целей;
периодические процессы — это активная форма управления, вызванная непредвиденными ситуациями и требующая выработки оперативных управленческих решений.

Основные этапы процесса управления изображены на рисунке.

Процесс управления организацией

Создание и этапы процесса управления определяют его элементы:

Цель — каждый процесс управления осуществляется для достижения конкретного результата, цели. Цели в процессе управления должны иметь операционный характер и трансформироваться в конкретные задачи. Они являются ориентиром для конкретизации использования необходимых ресурсов.

Ситуация — представляет собой состояние управляемой подсистемы.

Проблема — это несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому или заданному.

Решение — представляет собой выбор наиболее эффективного воздействия на существующую ситуацию, выбор средств, методов, разработка конкретных управленческих процедур, осуществление процесса управления.

Стадии процесса управления:

постановка конкретной цели;
информационное обеспечение;
аналитическая деятельность — это совокупность операций, связанная с оценкой состояния управляемого объекта, поиском путей улучшения существующей ситуации;
выбор вариантов действий;
реализация решений;
обратная связь — осуществляет сравнение полученного результата от реализации решения с целью, ради достижения которой осуществлялся процесс управления.

Субъект управления

Назначение субъекта управления — обеспечить свойство управляемости системы в целом.

Управляемость — способность системы воспринимать управляющее воздействие и реагировать на него соответствующим образом.

Субъекты управления — центры активности, центры ответственности.

Субъект управления — это руководитель, коллегиальный орган или комитет, осуществляющий управленческое воздействие. Руководителем может быть как формальный, так и неформальный лидер коллектива. В свою очередь, субъект управления может быть и объектом у правления (для вышестоящих руководителей).

Главная цель функционирования субъекта управления — выработать управленческое решение, которое обеспечивает эффективность функционирования системы в целом.

Цели субъекта управления рассматриваются на 2 уровнях:

на интегративном уровне — субъект управления функционирует для того, чтобы привести систему к поставленным перед ней целям, поэтому степень достижения целей системы в целом является критерием эффективности функционирования субъекта управления;
на локальном уровне (на уровне самой системы).

Требования к субъекту управления:

субъект управления должен реализовывать закон необходимого разнообразия (количественная сторона);
система управления должна иметь все те свойства и характеристики, которые присущи кибернетической системе (данные требования характеризуют качественную сторону):
- единство;
- целостность;
- организованность;
- эмерджентность.
субъект управления должен быть принципиально активным, который знает цели, знает пути их достижения и постоянно генерирует функции. Принципиально активная система состоит из активных элементов;
система управления должна быть всегда центром ответственности;
субъект управления должен быть законопослушным;
субъект управления должен быть более высокого социально-культурного уровня по отношению к внешней среде, чтобы быть способным адекватно реагировать на воздействие внешней среды и влиять на развитие этого уровня;
субъект управления должен иметь более высокий по отношению к объекту творческий и интеллектуальный потенциал.

система целей управления;
функциональная модель системы управления;
структурная модель;
информационная модель;
модель коммуникаций (системы отношений);
модель эффективности;
механизм управления;
операционная (технологическая) модель.

Понятие системы управления

Процесс управления — это воздействие на объект с целью изменения его состояния или формы.

техническую (машины и оборудование);
технологическую (ряд процессов, стадий производства);
организационную;
социальную (единство социальных отношений);
экономическую.

Система управления включает:

структурно-функциональную подсистему (реализует принцип единства структурных и функциональных элементов системы);
информационно-поведенческую подсистему (обеспечение действий необходимой информацией);
подсистему саморазвития (принцип самостоятельности, независимости развития отдельных элементов).

Характеристика субъекта муниципального управления

Определение 1

Под субъектом муниципального управления понимается совокупность муниципальных служащих, объединенная официальным статусом с целью выполнения определенных функций муниципального управления.

Субъекты муниципального управления характеризуются сложностью организационной структуры.

Правовой статус субъекта муниципального управления характеризуется следующими положениями:

отделенностью от государства (муниципальные органы власти не включаются в систему государственной власти);
общностью статуса, принципов функционирования и форм на территории государства;
возможностью вступления в административно-правовые и иные отношения в процессе реализации собственных полномочий;
возможностью наделения некоторыми государственными полномочиями на территории муниципального образования;
наличием права самостоятельного решения вопросов местного значения;
наличие пава управления муниципальным имуществом и ресурсами;
общностью принципов и конституционных гарантий муниципального управления, не допустимых к ограничению государственной властью.

Субъекты муниципального управления включают в свой состав следующие органы власти.

Представительный орган, занимающий ведущее место в системе муниципального управления. В зависимости от содержания Устава муниципального образования такой орган может именоваться думой, собранием или советом и так далее. Формирование данного органа осуществляется населением в ходе прямого тайного волеизъявления путем выборов. Фактически формирование представительного органа муниципальной власти является формой реализации населением права на местное самоуправление.

Таким образом население наделяет данный орган полномочиями по решению вопросов местного значения.

На число представителей населения, входящих в состав представительного органа муниципального управления, влияет численность населения муниципального образования и требования федерального законодательства.

В структуру представительного органа муниципального управления входят:

во-первых, его председатель, избираемый его членами из собственного числа;
во-вторых, заместитель или заместители председателя;
в-третьих, собственно члены представительного органа;
в-четвертых, постоянные или временные комитеты и комиссии.

Принятие решение представительным органом осуществляется коллегиально.

Главное должностное лицо – глава муниципального образования, возглавляющая всю систему муниципального управления. Замещение должности главы муниципального образования может осуществляться одним из трех способов:

во-первых, посредством прямого избрания населением;
во-вторых, посредством избрания членами представительного органа муниципального управления из собственного числа;
в-третьих, посредством найма на конкурсной основе.

Полномочия главы муниципального управления определяются его компетенцией по решению вопросов местного значения, выполнением оперативно-распорядительных функций, подотчетностью населению и представительному органу муниципального управления.

Исполнительный орган, реализующий оперативно-распорядительные функции (администрация муниципального образования), то есть осуществляющий практическую реализацию муниципального управления – претворение в жизнь решение представительного органа.

Замечание 1

Исполнительные органы не имеют конституционного статуса, их наличие закреплено нормативными актами регионального уровня, согласно которым они наделены значительным объемом полномочий по вопросам местного значения.

В структуру исполнительного органа муниципального управления входят:

во-первых, глава муниципального образования;
во-вторых, заместители главы;
в-третьих, отраслевые и иные структурные подразделения, реализующие управленческие функции в пределах своей компетенции – департаменты, комитеты, управления, отделы и прочее. Состав таких подразделений зависит от величины муниципального образования и его Устава.

Объекты государственного управления

Объектами государственного управленческого воздействия именуются определенные социальные общности (население в целом, отдельные социальные группы), которые в результате государственного управления обеспечивают достижения целей государственного управления – социально-экономического развития общества, наиболее полной реализации прав и свобод личности.

Иначе говоря, объектами государственного управленческого воздействия выступают общественные отношения между государством и человеком, социальной группой, населением в целом, между людьми, человеком и социальной группой, между социальными группами и т. д., когда такие отношения характеризуются социальной значимостью.

Объекты государственного управленческого воздействия фактически – это фактически либо личность как таковая, либо человеческий коллектив, что позволяет говорить о следующих сущностных характеристиках объектов государственного управления:

самоактуализация объектов управленческого воздействия: человек, социальная группа по своей природе стремятся к наиболее полной реализации своего потенциала, к саморазвитию;
целенаправленность жизнедеятельности – стремление к удовлетворению собственных потребностей через постановку соответствующих целей, поиск ресурсов и т. д.;
приспособляемость к окружающей обстановке, выработка стереотипных реакция, стереотипного поведения как результат на воздействия внешней среды;
высокая способность к саморегулированию: социальный коллектив по своей природе стремиться к упорядочению своей жизнедеятельности и др.

Приведенные характеристики личности и социума в целом как объекта государственного управления обусловливают необходимую и достаточную меру управленческого воздействия: чем более развит объект управления, тем незначительнее и мягче должно быть управленческое воздействие. Развитое государство и развитое общество сводят управленческое воздействие к координации интересов, уходя от подчинения, принуждения, жесткого планирования.

Методы воздействия в менеджменте

Менеджмент рассматривает методы управления как совокупность различных способов и приёмов, используемых администрацией фирм для активизации инициативы и творчества людей в процессе трудовой деятельности и удовлетворения их естественных потребностей.

Главная цель методов менеджмента — обеспечение гармонии, органического сочетания индивидуальных, коллективных и социальных интересов. Особенностью методов как инструментов практического управления является их взаимосвязь и взаимообусловленность.

Методы менеджмента могут быть:

экономические;
организационно-распорядительные;
социально-психологические.

Экономические методы воздействуют на имущественные интересы фирм и их персонала. В их основе лежат экономические законы общества, рынка и принципы вознаграждения за результаты труда.

Организационно-распорядительные методы базируются на объективных законах организации совместной деятельности и управления ею, естественных потребностях людей в определенном порядке взаимодействовать между собой.

Организационно-распорядительные методы делятся на три группы:

организационно-стабилизирующие — устанавливают долговременные связи в системах управления между людьми и их группами (структура, штаты, положения об исполнителях, регламенты деятельности, концепции управления фирм);
распорядительные — обеспечивают оперативное управление совместной деятельностью людей и фирм;
дисциплинарные — предназначены для поддержания стабильности организационных связей и отношений, а также ответственности за определенную работу.

Социально-психологические методы представляют собой способы воздействия на социальные и психологические интересы фирм и их персонала (роль и статус личности, группы людей, фирм, психологический климат, этика поведения и общения и т.д.). Они состоят из социальных и психологических и должны соответствовать морально-этическим и социальным нормам общества.

Субъекты государственного управления

Субъектами государственного управления выступают властные структуры – органы законодательной, исполнительной и судебной федеральной и региональной власти, которые законом и другими нормативными актами наделены властными полномочиями по управлению общественными отношениями.

При этом властное воздействие объективно вызывает ответную реакцию, возникает обратная связь между управляемым и управляющим. Такая связь может характеризоваться, как пассивная, например, исполнение возложенной законом налоговой обязанности, соблюдение уголовно-правовых запретов, или как активная, в частности, участие в референдуме, создание общественной организации, в том числе политической партии, и др. Результат властного воздействия находит отражение в состоянии общественных отношений, что позволяет проводить оценку эффективности такого воздействия, и его корректировку. Контроль эффективности управленческого воздействия в демократическом государстве должен происходить как со стороны государственных органов, так и со стороны населения. оценка ее достоверности и ее анализ позволяют определить изменения в поведении субъекта и сделать вывод.

Управленческая деятельность государственных органов строго регламентирована законом и другими нормативными актами. К числу сущностных характеристик государственных органов как субъектов управления общественными процессами относятся следующие:

государственный орган как субъект управленческого воздействия является одновременно инструментом, обеспечивающим реализацию волеизъявления населения или определенной его части;
государственный орган как субъект управленческого воздействия выступает элементом механизма государственного управления, на которого возложены конкретные функции, т.е. он выполняет специальную задачу, обеспечивая во взаимодействии с остальными органам власти эффективное государственное управление;
государственный орган как часть системы государственного управления обладает всеми присущими ей свойствами, разделяет общие цели и задачи, а также принципы ее функционирования.

Функции управления

Функция управления — это вид трудовой деятельности человека, направленный на уравновешивание состояния организации с внешней средой, вступая при этом в систему управленческих отношений (см. также Функции менеджмента).

По этим признакам можно выделить две основные группы функций управления:

общие функции управления — это функции, которые определяют вид управленческой деятельности независимо от места её проявления;
конкретные функции — это функции, которые определяют направленность труда человека на конкретный объект. Они зависят от организации, направлений её деятельности. Конкретные функции управления возникают в результате горизонтального разделения труда.

К общим функциям управления относятся:

планирование;
организация;
координация;
мотивация;
контроль.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. Планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации для достижения общих её целей.

Назначение планирования как функции управления состоит в стремлении заблаговременно учесть все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятий (подразделений), входящих в фирму. Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку ресурсов, перспектив развития хозяйственной конъюнктуры.

Организовать — значит создать некую структуру. Существует множество элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели.

Поскольку в организации работу выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права для использования ресурсов организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей.

Координация как функция менеджмента представляет собой процесс, направленный на обеспечение пропорционального и гармоничного развития различных сторон (технических, финансовых, производственных и других) объекта управления при оптимальных для данных условий трудовых, денежных и материальных затрат.

По способу осуществления координация может иметь вертикальный или горизонтальный характер.

Координация по вертикали приобретает значение субординации — подчинение функций одних компонентов другим, а в менеджменте — служебное подчинение младших старшим, что основывается на нормах служебной дисциплины. Задача вертикальной координации — организация эффективной связи и сбалансирование структурных подразделений и их работников различных иерархических уровней.

Горизонтальная координация состоит в обеспечении сотрудничества руководителей, специалистов и других работников подразделений, между которыми нет отношений подчинения. В результате достигается согласованное единство взглядов на общие задачи.

Мотивация — процесс побуждения себя и других к действию для достижения общей цели. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого значения, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Поэтому задача данной функции заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и согласно плану.

Контроль — это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигала своих целей. Обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководителем. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесён серьёзный ущерб, достижение целей будет поставлено под угрозу.