Состав и структура кадров организации

Классификация и структура персонала предприятия

Различают понятия «трудовые ресурсы» и «персонал» предприятия.

Определение 1

Трудовые ресурсы — это часть населения трудоспособного возраста, обладающая необходимым физическим развитием, знаниями и практическим опытом для работы в народном хозяйстве. К трудовым ресурсам относят как занятых, так и потенциальных работников.

Персонал предприятия (кадры, трудовой коллектив) — это совокупность работников, входящих в его списочный состав.

Все работники предприятия делятся на две группы:

• промышленно-производственный персонал, занятый производством и его обслуживанием;
• непромышленный персонал, занятый в основном в социальной сфере деятельности предприятия.

По характеру выполняемых функций промышленно-производственный персонал (ППП) подразделяется на четыре категории: рабочих, руководителей, специалистов и технических исполнителей (служащих).

Определение 2

Рабочие — это работники, непосредственно занятые производством продукции (услуг), ремонтом, перемещением грузов и т.п. К ним также относятся уборщицы, дворники, гардеробщики, охранники.

В зависимости от характера участия в производственном процессе рабочие, в свою очередь, делятся на основных (производящих продукцию) и вспомогательных (обслуживающих технологический процесс).

Определение 3

Руководители — работники, занимающие должности руководителей предприятий и их структурных подразделений (функциональных служб), а также их заместители.

Определение 4

Специалисты — работники, выполняющие инженерно-технические, экономические и другие функции. К ним относятся инженеры, экономисты, бухгалтеры, социологи, юрисконсульты, нормировщики, техники и др.

Определение 5

Технические исполнители (служащие) — работники, осуществляющие подготовку и оформление документов, хозяйственное обслуживание (делопроизводители, секретари-машинистки, табельщики, чертежники, копировщицы, архивариусы, агенты и др.).

Соотношение работников по категориям характеризует структуру трудовых ресурсов предприятия.

Для определения численности работников за определённый период используется показатель среднесписочной численности.

Среднесписочная численность работников за месяц определяется как частное от деления суммы всех списочных данных за каждый день на календарное число дней в месяце. При этом в выходные и праздничные дни показывается списочная численность работников за предыдущую дату. Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путём суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы работы предприятия в квартале (году) и деления полученной суммы на 3 (12).

Движение работников на предприятии (оборот) характеризуют следующие показатели:

• коэффициент оборота по приёму — это отношение численности всех принятых работников за данный период к среднесписочной численности работников за тот же период;
• коэффициент оборота по выбытию — это отношение всех выбывших работников к среднесписочной численности работников;
• коэффициент текучести кадров — это отношение выбывших с предприятия по неуважительным причинам (по инициативе работника, из-за прогулов и др.) к среднесписочной численности (определяется за определённый период).

Для оценки персонала предприятия можно использовать также показатели, определяющие:

Рисунок 1.

Структура и состав персонала на предприятии

Структура персонала описывается в штатном расписании с обязательным отражением следующих позиций:

• количество и наименование отделов, секторов, цехов;
• удельный вес подразделений в объеме производства;
• процентное соотношение отдельных категорий работников;
• распределение по должностям (специальностям).

В состав персонала предприятия входят:

производственники, то есть те, кто отвечает за выпуск продукта (оказание услуги), — рабочий персонал, мастера, бригадиры, курирующие менеджеры, заместители директора и так далее, и

сотрудники на местах, выполняющие функции по обслуживанию, содержанию, исполнению .

К последним относятся расчетчики заработной платы, инспектора по кадрам, социальные психологи, вахтеры и так далее.

При анализе структуры персонала легко заметить ее зависимость от изменений номенклатуры продукции, введения автоматизированных рабочих мест и увеличения (уменьшения) объема производства.

Часто подбор персонала на предприятии осуществляется по запросам собственников предприятия через специальные агентства.

С помощью набора сотрудников работодатель пытается не только наполнить структуру персонала, но и достичь по итогам его работы наилучших показателей труда.

Окончательный выбор зависит от характера работы, условий деятельности, требований по должностным инструкциям.

Для каждого вида работ должны прописываться требования применительно к практическим навыкам и знанию теоретической базы.

Состав персонала

Состав персонала определяется исходя из потребностей предприятия. В зависимости от специфики его работы выбираются специалисты, способные обеспечить его нормальное функционирование. Однако, для большинства компаний категории персонала остаются схожими. В состав персонала входят:

• Руководители — кадры, осуществляющие непосредственное управление процессами и персоналом.
• Специалисты. Это категория сотрудников, которая обеспечивает подготовку, организацию производства, а так же обеспечивает сопровождение и контроль, поддерживает реализацию готовых благ.
• Служащие. Обычно это исполнители, занятые бумажной работой. Они выполняют задачи по учету, ведению статистики, осуществлению контроля процесса производства.
• Рабочие. Они непосредственно задействованы в создании продукта.
• Охрана. Сотрудники обеспечивают защиту объекта и имущества, а так же поддерживают безопасность персонала, всех тех, кто так или иначе относится к производственной деятельности предприятия.
• Персонал обслуживания. Сюда относят сотрудников, задействованных в поддержании нормального функционирования предприятия. Они обеспечивают чистоту помещений, создают условия для нормальной работы других категорий персонала.

Каждый вид персонала необходим для нормальной работы. Категории различаются между собой в зависимости от выполняемых задач, уровня квалификации, образования. Оплата труда так же зависит от принципов осуществляемой работы, возможности измерить непосредственный вклад в производство. Работодатель помимо своевременной выплаты зарплаты должен проводить мероприятия по стимулированию сотрудников. Оно может быть материальным и нематериальным. Нормальная атмосфера в коллективе, комфортные рабочие места обеспечивают рост производительности не хуже, чем премии и бонусы

Так же работодателю важно наладить коммуникацию между всеми звеньями персонала, что позволит поддерживать бесперебойный производственный процесс на всех уровнях

Аттестация персонала предприятия

Аттестация персонала на предприятии нужна для адекватной оценки знаний и умений наемных сотрудников. В ходе ее анализируются следующие моменты:

• соответствует ли работник занимаемой должности;
• следует ли проводить кадровые перемещения: переводы, сокращения, увольнения;
• необходимо ли внести изменения в действующую систему обучения.

Аттестация персонала происходит на любых предприятиях. Для ее функционирования создается комиссия и издается приказ.

Сроки мероприятия определяются действующим законодательством. Для руководителей оговаривается периодичность аттестации не реже одного раза в год.

Сама процедура экзамена и подготовки к испытаниям стимулирует к саморазвитию, объективному анализу возможностей.

Среди работников нижнего и среднего звена, служащих и рабочих аттестация рассматривается как шанс очередной раз продемонстрировать свои знания и умения.

По ее результатам перспективным сотрудникам гарантируется продвижение по карьерной лестнице.

Понятие персонала организации

Понятие «трудовые ресурсы» используется для характеристики трудоспособного населения в масштабах страны, региона, отрасли экономики или организации. В рамках отдельной организации наиболее употребляемым понятием является «персонал».

Персонал (от лат. personalis – личный) – это личный состав организации, включающий всех наемных работников, а также работающих собственников и совладельцев.

Главный критерий отнесения отдельного индивида к группе «персонал» – его включенность как носителя рабочей силы в трудовые отношения в рамках конкретной организации.

Персонал (от лат. persona — личность) или штат (от нем. staat — государство) — постоянный состав работников какого-нибудь учреждения, составляющих группу по профессиональным или иным признакам с указанием должностей и присвоенных по каждой должности окладов; совокупность всех работников предприятия, занятых трудовой деятельностью, а также состоящих на балансе (входящих в штатный состав), но временно не работающих в связи с различными причинами (отпуск, болезнь, присмотр за ребенком и так далее); совокупность трудовых ресурсов, которые находятся в распоряжении предприятия и необходимы для исполнения определенных функций, достижения целей деятельности и перспективного развития.

Основными признаками персонала являются:

• наличие его трудовых взаимоотношений с работодателем, которые оформляются трудовым договором;
• обладание определенными качественными характеристиками (профессией, специальностью, квалификацией, компетентностью и др.), наличие которых определяет деятельность работника на конкретной должности или рабочем месте;
• целевая направленность деятельности персонала, т.е. создание работнику условий для достижения целей предприятия.

Обеспечивая единое и комплексное воздействие на персонал организации в целом, управление персоналом:

• во-первых, интегрируется в общую систему управления организацией, увязывая его со стратегическими установками и корпоративной культурой, а также с планированием научно-исследовательских работ, производства, сбыта, повышения качества и т.д.;
• во-вторых, включает развернутую систему постоянных и программных мероприятий по регулированию занятости, планированию рабочих мест, организации отбора, расстановки и подготовки кадров, прогнозированию содержания работ и др.;
• в-третьих, предполагает тщательный учет персональных качеств и профессиональных характеристик работников, а также оценку их деятельности;
• в-четвертых, централизует управление трудом в руках одного из руководителей организации, а также осуществляет меры по совершенствованию механизма кадровой работы.

Персонал организации можно рассмотреть по физиологическим, психологическим и социокультурным характеристикам.

Классификация персонала

Основными характеристиками персонала организации являются численность и структура.

Персонал предприятия

Определение 1

Персонал – это наемные сотрудники, которые осуществляют выполнение текущих задач и обеспечивают развитие предприятия.

Наемная рабочая сила является одним из факторов производства. Несмотря на то, что многие процессы на предприятии сейчас автоматизированы, человеческий разум пока заменить ничего не может, в том числе искусственный интеллект. Работодатель наделен правом выбора наемного персонала. Он самостоятельно определяет потребность в количестве сотрудников, а так же требования к их квалификации, опыту и навыкам.

Персонал состоит из сотрудников, которые:

• трудятся на постоянной основе;
• работают удаленно;
• находятся в отпуске, на больничном или в командировке.

При этом каждый сотрудник относится к единому целому. Они составляют персонал предприятия, который обеспечивает функционирование и достижение результатов. Задача руководителя обеспечить слаженную работу, чтобы каждый сотрудник знал свой круг обязанностей, не мешал своим коллегам, при этом был мотивирован на приложение максимальных усилий для достижения личного и общего результата.

К сегодняшнему сотруднику предъявляются следующие требования. Он должен быть образованным, организованным, ответственным, готовым к труду. Кроме того, он должен выполнять поставленные задачи качественно, уметь работать в коллективе, взаимодействовать с коллегами, начальством. Особенно ценится стремление к развитию в профессии, амбициозность, умение помочь.

Замечание 1

Особое внимание уделяется руководителям различного уровня. Они должны не только обладать необходимыми знаниями для эффективного управления, но и уметь выстраивать коммуникации как между собой, так и с сотрудниками

Эффективное взаимодействие с коллективом позволяет достичь наибольших результатов с наименьшими затратами.

Структура персонала

Структура персонала характеризует группы, которые создаются на предприятии для решения текущих задач и достижения стратегических целей. Каждый ее элемент играет свою роль, обеспечивая функционирование всей организации

Важно понимать, что изменение одних элементов структуры неизбежно ведет к изменениям других. Структура отражает:

1. Состав персонала.
2. Качественные характеристики персонала.
3. Взаимосвязи и значимость персонала.

Структурирование рабочей силы предприятия осуществляется согласно социальных, профессиональных, демографических критериев. Классическая теория предполагает, что структурирование проводится по семи направлениям, к которым относят организацию, штат, функции, роли, профессионально-квалификационные навыки, мотивацию и социально-демографические особенности.

Организационная структура распределяет работников, а так же определяет связи между ними. Функциональная структура показывает разделение в зависимости от характеристик выполняемых работ. В ее рамках происходит деление управленческих функций между подразделениями и отделами. Штат обычно состоит из специалистов, менеджеров и работников. Специалисты обслуживают производственные процессы, занимаясь преимущественно интеллектуальным трудом. Работники непосредственно задействованы в производственной деятельности, а менеджеры разного уровня обеспечивают выполнение функций каждым подразделением. Так же они поддерживают обмен информацией и доведением принятых решений до каждого сотрудника.

Статистическая структура определяет распределение работников, а так же их перемещение с точки зрения занятости и выполняемых видов деятельности. Сюда относят разделение по категориям и должностям. Аналитическая структура делится на общую и частную. Общая показывает квалификацию, образование, возраст и пол. Частная демонстрирует соотношение отдельных групп сотрудников. Оптимальность структуры достигается тогда, когда количество задействованного персонала соответствует заданному объему работ.

Важно правильно составлять расписание.

На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.

Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности. Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор

Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя

Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.

Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.

Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.

Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку. 

Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста

Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.

Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество. Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.

Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска. Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.

Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа. 

Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании. 

Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.

Кадровая политика на предприятии

Управление персоналом связано с разработкой и реализацией кадровой политики, основными целями которой являются:

• удовлетворение потребности предприятия в кадрах;
• обеспечение рациональной расстановки, профессионально-квалификационного и должностного продвижения кадров;
• эффективное использование трудового потенциала предприятия;

Реализация этих целей предполагает выполнение многих функций, а именно:

• планирование, наем и размещение рабочей силы, включая отбор, ориентацию и адаптацию;
• обучение, подготовку и переподготовку работников, повышение квалификации;
• оценку персонала (проведение аттестации работников, продвижение по службе и организация карьеры);
• определение условий найма, труда и его оплаты;
• мотивацию труда и соблюдение дисциплины;
• обеспечение формальных и неформальных связей, создание благоприятного психологического климата в коллективе;
• реализацию социальных функций (льготное питание на предприятии, помощь семье, организация отдыха и др.);
• контроль за безопасностью труда.

Замечание 1

Работу с кадрами на предприятии осуществляют все линейные руководители, а также некоторые функциональные отделы и менеджеры: отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел технического обучения, управляющие (директора, менеджеры) персоналом.

Наем работников осуществляется из внешних и внутренних источников.

Категории персонала предприятия

Категории персонала предприятия – это группы, объединенные по общим признакам. Они выделяются в зависимости от поставленных функциональных задач.

Производственный персонал предприятия включает две основные категории:

. Рабочие, которые составляют 80 процентов от общей численности наемных сотрудников. Они занимаются физическим трудом и поддерживают аппараты, механизмы в рабочем состоянии.

Для обеспечения бесперебойного механизма производства от них требуется активное применение навыков и опыта на рабочем месте, максимальная концентрация внимания, профессиональное поведение при возникновении аварийных ситуаций.

. Управленческие работники, входящие в аппарат. Они решают проблемы организационного процесса на предприятии и отвечают за взаимодействие с компаниями «извне».

Примеры: менеджер, руководитель отдела, делопроизводитель, архивариус, директор.

Классификация персонала предприятия предполагает разграничение управленческого персонала по видам: главные, линейные, функциональные.

. Главными управленцами считают собственников предприятия либо генерального директора, подотчетного исключительно владельцу компании или предприятия.

Главный управленец ответственен за выбор эффективной стратегии правильного развития компании.

. Линейные руководители – находятся на ступеньку ниже главных управленцев. В их компетенцию входят функции по администрированию производственных процессов.

. Функциональные начальники непосредственно решают поставленные задачи в одной из частей производства. Это может быть главный механик, главный энергетик, главный бухгалтер.

Численность персонала предприятия

Численность персонала предприятия рассчитывается исходя из потребностей работодателя. Владелец организации стремится полностью укомплектовать штат, чтобы организовать бесперебойный процесс производства.

Плановая численность персонала указывается в штатном расписании, однако нередко состав персонала предприятия нестабилен из-за постоянных кадровых ротаций и перемещений, вызванных уважительными причинами:

• возможностью ухода в отпуск без сохранения заработной платы сроком до одного года;
• наличием сезонной или временной работы;
• наймом совместителей и лиц, работающих по гражданско-правовым договорам;
• стремительными кадровыми решениями (внеплановыми приемами, увольнениями и перемещениями).

Расчет численности персонала реализуется по показателям среднесписочного состава работников. Для этого используются следующие данные:

• общее количество наемных сотрудников, которые на дату фиксации заключили трудовые отношения с собственником предприятия, включая женщин, находящихся в отпусках по уходу за ребенком, командированных лиц, «сезонников»;
• явное количество сотрудников, присутствующих на рабочем месте либо командированных по служебным вопросам.

Оптимизация численности персонала – сугубо кадровая работа, направленная на сокращение издержек предприятия по оплате труда, выплате социальных пособий, при сохранении либо наращивании производительности труда.

Для работодателя важно, чтобы места временно отсутствующих сотрудников были заняты на условиях срочного договора. Планирование численности персонала происходит связи с изменением номенклатуры продукции, введением новых структурных подразделений

Планирование численности персонала происходит связи с изменением номенклатуры продукции, введением новых структурных подразделений.

Определение необходимой численности персонала производится по итогам деятельности компании за год, квартал.